11.1 Verfahrensablauf

11.1.1 Die oder der Erstbeurteilende fertigt unter Verwendung des Beurteilungsvordrucks (Anlage 1) auf Grundlage der Beurteilungskonferenzen einen Beurteilungsentwurf. Der Beurteilungsentwurf wird mit der oder dem Zweitbeurteilenden abgestimmt.

11.1.2 Abweichend von Nummer 11.1.1 ist der Beurteilungsentwurf bei der Beurteilung der Polizeivollzugsbeamtinnen und Polizeivollzugsbeamten der Laufbahngruppe 2 ab dem zweiten Einstiegsamt durch die Erstbeurteilende oder den Erstbeurteilenden zunächst der Leiterin oder dem Leiter der Polizeibehörde oder der Polizeiakademie Niedersachsen zuzuleiten. Hält diese oder dieser den Maßstab unter Berücksichtigung der durch sie oder ihn selbst zu erstellenden Beurteilungsentwürfe für gewahrt, leitet sie oder er die Beurteilungsentwürfe zur Abstimmung an die Landespolizeipräsidentin oder den Landespolizeipräsidenten weiter.

Die Leiterin oder der Leiter der Polizeibehörde oder Polizeiakademie Niedersachsen hat das Recht, den Beurteilungsentwurf mit der oder dem Erstbeurteilenden im Hinblick auf den Maßstab und eigene Erkenntnisse über die Polizeivollzugsbeamtin oder den Polizeivollzugsbeamten mit dem Ziel des Konsenses zu erörtern. Sie oder er kann den Beurteilungsentwurf bei der Weiterleitung an die Landespolizeipräsidentin oder den Landespolizeipräsidenten mit einer eigenen Stellungnahme versehen.

Hält die Landespolizeipräsidentin oder der Landespolizeipräsident den Maßstab in der Gesamtschau der ihr oder ihm vorgelegten Beurteilungsentwürfe noch nicht für gewahrt, kann sie oder er eine erneute Maßstabskonferenz einberufen.

11.1.3 Die oder der Zweitbeurteilende legt das Gesamturteil fest (Anlage 1 Nr. 7).

11.1.4 Nach Erstellung der Beurteilung durch die oder den Erstbeurteilenden und die oder den Zweitbeurteilenden ist der Polizeivollzugsbeamtin oder dem Polizeivollzugsbeamten zeitgerecht eine Kopie der Beurteilung auszuhändigen, damit diese oder dieser sich mit dem Inhalt vertraut machen und auf das mit der Eröffnung verbundene Gespräch vorbereiten kann. Im Eröffnungsgespräch ist grundsätzlich durch die Erstbeurteilende oder den Erstbeurteilenden der Inhalt der Beurteilung mit der Polizeivollzugsbeamtin oder dem Polizeivollzugsbeamten eingehend zu besprechen.

Mit Aushändigung der Beurteilung erhält die Polizeivollzugsbeamtin oder der Polizeivollzugsbeamte Gelegenheit, innerhalb einer Woche Einwendungen zu erheben.

11.1.5 Bei Einverständnis der oder des zu Beurteilenden sowie nach Ablauf der Wochenfrist ist das Beurteilungsverfahren abgeschlossen. Die Bekanntgabe der Beurteilung ist zu dokumentieren (Anlage 1 Nr. 10).

11.1.6 Werden Einwendungen erhoben, so wird die Beurteilung mit einer Stellungnahme der oder des Erstbeurteilenden an die Zweitbeurteilende oder den Zweitbeurteilenden zur Entscheidung weitergeleitet.

Die Beteiligten führen hierzu ggf. ein Erörterungsgespräch. Dieses Erörterungsgespräch dient der Entscheidungsfindung und Transparenz im dialogischen Verfahren. An dem Erörterungsgespräch kann auf Wunsch der Polizeivollzugsbeamtin oder des Polizeivollzugsbeamten eine der jeweiligen Polizeibehörde bzw. der Polizeiakademie Niedersachsen angehörende Person des Vertrauens teilnehmen.

Die oder der Zweitbeurteilende bestätigt, ergänzt oder ändert die Beurteilung. Diese Entscheidung ist maßgeblich.

11.1.7 In dem Verfahren gemäß Nummer 11.1.6 ist die Beurteilung nach Unterzeichnung grundsätzlich durch die Zweitbeurteilende oder den Zweitbeurteilenden der Polizeivollzugsbeamtin oder dem Polizeivollzugsbeamten bekannt zu geben. Auf Wunsch kann die Beurteilung besprochen werden. Ein Abdruck ist auszuhändigen. Bei einem im Verfahren veränderten Gesamturteil der Beurteilung erfolgt die Bekanntgabe immer durch die Zweitbeurteilende oder den Zweitbeurteilenden.

11.2 Dauer des Beurteilungsverfahrens

Das Beurteilungsverfahren ist innerhalb von drei Monaten nach dem Beurteilungsanlass abzuschließen. Soweit die Frist in begründeten Fällen nicht eingehalten werden kann, ist dies in der Beurteilung zu vermerken. Verfahren bei Beurteilungen vor Ablauf der Probezeit sind rechtzeitig abzuschließen.

11.3 Befangenheit

Liegen Anhaltspunkte vor, die aus der Sicht eines objektiven Dritten auf eine Befangenheit von Beurteilungsvorgesetzten schließen lassen, so legt die oder der jeweilige Dienstvorgesetzte ggf. die Beurteilungszuständigkeit neu fest. Die Entscheidung ist zu begründen, aktenkundig zu machen und bekannt zu geben.

11.4 Zurückstellung

Die Beurteilung, die zum vorgesehenen Beurteilungsanlass nicht zweckmäßig ist, kann - auch auf Antrag der Polizeivollzugsbeamtin oder des Polizeivollzugsbeamten - ausnahmsweise zurückgestellt werden. Die Entscheidung trifft die verantwortliche Stelle gemäß Nummer 5.1.2 (Gesamtverantwortung). Sie ist zu begründen, aktenkundig zu machen und bekannt zu geben. Die Beurteilung ist nach Fortfall des Hinderungsgrundes nachzuholen.