(1) Die deutschen Auslandsvertretungen sollen zur Erledigung in eigener Zuständigkeit nur in Ausnahmefällen in Anspruch genommen werden. Ausnahmefälle sind regelmäßig gegeben, wenn die zuständigen Stellen des betreffenden Staates zur Rechtshilfe nicht bereit sind, vorrangige Regelungen über die unionsrechtliche oder zwischenstaatliche Rechtshilfe nicht bestehen (vertragloser Zustand) oder im Einzelfall besondere Gründe die Inanspruchnahme der Auslandsvertretung rechtfertigen (beispielsweise in Eilsachen oder weil Erklärungen nach deutschem Recht beurkundet werden sollen).

(2) Ferner können die Auslandsvertretungen Zustellungsanträge und Rechtshilfeersuchen nur dann selbst erledigen, wenn sie hierzu im Empfangsstaat befugt sind. Die Befugnisse ergeben sich aus dem jeweiligen Länderabschnitt. Hängt die Befugnis von der Staatsangehörigkeit des Zustellungsempfängers oder der zu vernehmenden Person ab, ist im Ersuchen alles anzugeben, was über die Staatsangehörigkeit dieser Person bekannt ist.

(3) Im Übrigen ist zu prüfen, ob die Zustellung durch eine Auslandsvertretung im Einzelfall zweckmäßig erscheint. Hiervon wird zum Beispiel möglichst abzusehen sein, wenn eine den Rechtsstreit einleitende Ladung in einem Staat zugestellt werden soll, in dem mit der Anerkennung deutscher Entscheidungen in Zivilsachen gerechnet werden kann. In einem solchen Fall wird in der Regel zunächst die ausländische Stelle um Zustellung zu ersuchen sein.

(4) Soll ein Vernehmungsersuchen an eine deutsche Auslandsvertretung gerichtet werden, deren ständige Besetzung mit einem gemäß § 19 Absatz 1 des Konsulargesetzes befugten oder gemäß § 19 Absatz 2 des Konsulargesetzes ermächtigten Beamten nicht gewährleistet ist, empfiehlt es sich, vorher Rückfrage beim Auswärtigen Amt (auch telefonisch) wegen der derzeitigen Besetzung zu halten.