Auskunftsersuchen an die Pass- und Personalausweisbehörden sind von der ersuchenden Polizei aktenkundig zu machen. Hierzu sind nach § 22 Abs. 3 PaßG und/oder § 24 Abs. 3 PAuswG über die durchgeführten Ersuchen besondere Aufzeichnungen zu führen, die folgende Daten enthalten:

• Aktenzeichen des Vorgangs,

• Datum des Ersuchens/der Übermittlung,

• ersuchte Pass- oder Personalausweisbehörde,

• Name und Anschrift der oder des Betroffenen,

• Anlass des Ersuchens/der Übermittlung,

• ersuchende Dienststelle, Name der oder des ermächtigten Bediensteten.

Die Aufzeichnungen sind gesondert aufzubewahren, durch technische und organisatorische Maßnahmen zu sichern und am Ende des Kalenderjahres, das dem Jahr der Übermittlung folgt, zu vernichten.