RdErl. d. MK v. 24.6.2022 - 55.6-02876.1 - VORIS 22410 -

Vom 24. Juni 2022 (SVBl. S. 463)

Bezug:
RdErl. "Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten Informationstechnischen Systemen (IT Systemen) von Lehrkräften" v. 1.1.2020 (Nds. MBl. S. 154, SVBl. S. 63) - VORIS 20600 -

1.1
Der vorliegende RdErl. regelt den Einsatz im dienstlichen Kontext bereitgestellter E-Mail-Konten für Beschäftigte des Landes an niedersächsischen öffentlichen Schulen.

1.2
Als Beschäftigte des Landes im Sinne dieses Erlasses gelten sämtliche Lehrkräfte, die übrigen Mitarbeitenden an niedersächsischen öffentlichen Schulen sowie Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst im Geschäftsbereich des Niedersächsischen Kultusministeriums, die in einem Beschäftigungsverhältnis zum Land Niedersachsen stehen.

1.3
E-Mail-Konten sind serverbasierte Speicherorte, die mittels Software den standardisierten Empfang, Versand und Abruf von elektronischen Nachrichten im Zusammenhang mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse ermöglichen.

1.4
Die Beschäftigten des Landes nutzen E-Mails als Teil ihrer dienstlichen Kommunikation.

2.1
Eine öffentliche Schule stellt für die Beschäftigten des Landes, deren Stammschule sie ist, sowie für Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst, für die sie Ausbildungsschule ist, ein dienstliches E-Mail-Konto zur Verfügung. Zu diesem Zweck richtet die Schule für jede Beschäftigte und jeden Beschäftigten des Landes ein individuelles dienstliches E-Mail-Konto ein und stellt die Löschung nach dem Ausscheiden der oder des Beschäftigten sicher.

2.2
Eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter, die oder der an verschiedenen Dienststellen tätig ist, kann über mehr als ein dienstliches E-Mail-Konto verfügen.

2.3
Als dienstliche E-Mail-Konten gelten nur Systeme, die durch ihre technische Beschaffenheit ggf. in Zusammenhang mit spezifischen Nutzungsbedingungen mit den jeweils geltenden Vorschriften zum Datenschutz und zur Informationssicherheit im Einklang stehen. Die Schule gewährleistet dies durch geeignete Maßnahmen.

2.4
Soweit der Schule keine geeigneten anderen Systeme zur Verfügung stehen, veranlasst sie die Einrichtung der dienstlichen E-Mail-Konten durch NLQ.

3.1
Die dienstliche E-Mail-Kommunikation der Beschäftigten des Landes erfolgt ausschließlich über das dienstliche E-Mail-Konto.

3.2
Als dienstlich gilt insbesondere jede E-Mail-Kommunikation, die im schulischen Kontext personenbezogene Daten Dritter oder vertrauliche Informationen enthält.

3.3
Die Nutzung der E-Mail-Konten erfolgt unter Einhaltung der hierfür gegebenenfalls formulierten Nutzungsbedingungen.

3.4
Eine automatische Weiterleitung von Nachrichten aus dem dienstlichen E-Mail-Konto heraus ist nicht gestattet. Sofern die oder der Beschäftigte über ein weiteres persönliches dienstliches E-Mail-Konto verfügt, ist eine automatische Weiterleitung an dieses Konto ausnahmsweise zulässig.

3.5
Die Beschäftigten des Landes tragen Sorge dafür, dass ihre Zugangsdaten zu ihrem dienstlichen E-Mail-Konto Dritten nicht bekannt und die Inhalte ihres E-Mail-Kontos vor dem Zugriff Dritter im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflicht geschützt sind.

3.6
Im Rahmen der jeweiligen Nutzungsbedingungen ist die Nutzung der E-Mail-Konten über private Endgeräte zulässig. Für Beschäftigte des Landes, die keine Lehrkräfte sind, gelten die Regelungen des Erlasses zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten informationstechnischen Systemen von Lehrkräften (Bezugserlass) analog.

3.7
Die Beschäftigten des Landes rufen ihre Nachrichten vom dienstlichen E-Mail-Konto regelmäßig ab, so dass eine Erreichbarkeit im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse unter Berücksichtigung der individuellen Arbeitszeitregelungen und infrastrukturellen Gegebenheiten gewährleistet ist. Näheres kann die Schulleitung für die an ihrer Schule Beschäftigten des Landes unter Beteiligung der zuständigen Personalvertretung sowie ggf. der zuständigen Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragten regeln.

3.8
Beschäftigte des Landes, die beurlaubt oder aus anderen Gründen nicht regelmäßig dienstlich an einer öffentlichen Schule tätig sind, können das dienstliche E-Mail-Konto auf eigenen Wunsch weiterhin nutzen.

4.1
Eine Protokollierung technischer Nutzungsdaten ist, soweit sie Rückschlüsse auf einzelne Nutzende erlaubt, nur zulässig, soweit dies für die Funktionsfähigkeit des jeweiligen Systems erforderlich oder aufgrund rechtlicher Vorschriften aus Gründen der Informationssicherheit oder des Datenschutzes geboten ist.

4.2
Soweit aus den Inhalten der Protokolle Rückschlüsse auf einzelne Nutzende möglich sind, unterliegen diese selbst als personenbezogene Daten den jeweiligen Vorschriften.

4.3
Eine Nutzung von Protokolldaten zum Zweck der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

4.4
Der Zugriff auf dienstliche E-Mail-Konten aus zwingenden dienstlichen Gründen ohne das vorherige Einverständnis der oder des Beschäftigten des Landes ist ausschließlich durch die Schulleitung in Gegenwart eines Mitglieds der Personalvertretung gestattet. Über den Verlauf ist ein Protokoll anzufertigen, in das vor Beginn die Gründe aufzunehmen sind. Das Protokoll ist der oder dem Beschäftigten des Landes sowie der oder dem zuständigen Datenschutzbeauftragten nach Abschluss unverzüglich zuzustellen. Die Einsicht aufgrund richterlicher Anordnung bleibt unbenommen.