Das BCMS der Landesverwaltung ist dezentral kooperativ ausgerichtet. Das bedeutet, dass die Verantwortung für das BCM bei den Behörden verbleibt. Die Behörden haben, im Rahmen der rechtlichen und sonstigen Vorgaben, die Freiheit der Ausgestaltung des BCMS (dezentral). Ressortübergreifend arbeiten die Behörden zusammen, um durch gemeinsame strategische und operative Maßnahmen ein effizientes und wirkungsvolles BCMS für die Landesverwaltung zu realisieren (kooperativ).

5.1 Staatskanzlei und Ministerien

5.1.1 Die Staatskanzlei und die Ministerien legen für ihren Geschäftsbereich eine BC-Domäne oder mehrere BC-Domänen fest. Die Staatskanzlei und die Ministerien bestimmen für jede BC-Domäne in ihrem Geschäftsbereich, welche Behörde für diese verantwortlich ist.

5.1.2 Die Staatskanzlei und die Ministerien koordinieren und überwachen die Umsetzung der BCMS in den BC-Domänen ihrer Geschäftsbereiche.

5.1.3 Die Staatskanzlei und die Ministerien entsenden jeweils eine Person in das BCM-Board.

5.2 Behördenleitung

5.2.1 Die Behördenleitung trägt die Gesamtverantwortung für die Umsetzung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung (in Zusammenarbeit mit der BCB der BC-Domäne) des BCMS in ihrer Behörde. Im Rahmen der rechtlichen und sonstigen Vorgaben (z. B. übergeordnete Leitlinien) werden alle Verpflichtungen in Bezug auf das BCM allein von der Behördenleitung festgelegt. Die zuständige oberste Landesbehörde kann abweichende Verantwortlichkeiten festlegen.

5.2.2 Die Behördenleitung hat insbesondere die folgenden Aufgaben:

• sie verpflichtet sich, ausreichend Ressourcen für die Umsetzung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des BCMS zur Verfügung zu stellen,

• sie fordert regelmäßige Berichte zum Status des BCMS ihrer Behörde ein,

• sie entscheidet über die Umsetzung angemessener Maßnahmen und über die Akzeptanz der nach der Maßnahmenumsetzung verbleibenden Risiken,

• sie verpflichtet sich, prüfende Personen bei der Erhebung von Kennzahlen und bei der Wirksamkeitsprüfung (vor allem bei der Datenerhebung) zu unterstützen.

5.2.3 Hat eine Behörde für eine BC-Domäne die Gesamtverantwortung, so hat deren Behördenleitung insbesondere die folgenden Aufgaben:

• sie erlässt eine BCM-Leitlinie, die im Einklang mit der BCM-Leitlinie des Landes steht, oder sie übernimmt die BCM-Leitlinie der übergeordneten Domäne,

• sie benennt eine BCM-beauftragte Person (BCB), welche die zentrale Ansprechperson für das BCMS der Domäne ist,

• es können weitere BC-koordinierende Personen (BCK) in den Behörden einer BC-Domäne durch die jeweilige Behördenleitung benannt werden.

5.2.4 Die Behördenleitung kann die Unterstützung des zuständigen Ministeriums für ressortübergreifende Angelegenheiten im BCM (ZMB) beim Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung des BCM annehmen, ist jedoch nicht dazu verpflichtet. Unabhängig davon, ob das ZMB die Behörde unterstützt, verbleibt die Verantwortung für das BCM und dessen Umsetzung bei der Behördenleitung.

5.3 BCM-beauftragte Person (BCB)

Die BCB steuert alle Aktivitäten zum BCM innerhalb der BC-Domäne. Sie ist die direkte Ansprechperson für die Behördenleitungen zu allen Themen des BCM. Sie hat auch ein direktes Vortragsrecht bei jeder Behördenleitung ihrer BC-Domäne. Ferner hat sie das Recht, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigten Informationen und Berichte jeder Organisationseinheit der BC-Domäne anzufordern. Ihr werden dafür erforderliche Unterlagen zugänglich gemacht und Auskünfte erteilt. Es obliegt der BCB, die Prozesse, Verfahren und Rollen für das BCMS ihrer BC-Domäne zu definieren, zu implementieren und weiterzuentwickeln. Sie hat in Kooperation mit dem übergeordneten Ministerium eine Richtlinienkompetenz bezüglich fachlicher Vorgaben zum BCM in der BC-Domäne. Darüber hinaus überwacht sie die Umsetzung des BCM und berichtet den Behördenleitungen regelmäßig über dessen Zustand. Die BCB ist zentrale Ansprechperson für das ZMB. Die BCB unterstützt das ZMB bei der Erhebung von Kennzahlen und bei der Durchführung der Wirksamkeitsprüfung.

5.3.1 Die BCB übernimmt die fachliche Steuerung der BCM-koordinierenden Person (BCK) in ihrer BC-Domäne. Sie fordert regelmäßig Berichte von den BCK über den Stand der operativen Umsetzung des BCMS ein.

5.3.2 Die BCB hat insbesondere die folgenden Aufgaben:

• Dokumentensteuerung für alle BCM-Dokumente in ihrer BC-Domäne,

• regelmäßige Prüfung auf Einhaltung rechtlicher und sonstiger Vorgaben,

• Steuerung der BCM-Aufbauorganisation in ihrer BC-Domäne,

• Vorbereitung der Business Impact Analyse (BIA) und Risikoanalyse sowie Festlegung der verwendeten Methode,

• Qualitätssicherung der BIA sowie Zusammenführung von Einzelergebnissen aus der BC-Domäne,

• Auswertung der Risikoanalyse, Erarbeiten von risikominimierenden Maßnahmen und Erstellen eines Abschlussberichtes,

• Erarbeiten von BC-Strategien und -Lösungen unter Berücksichtigung einer Kosten-Nutzen-Analyse,

• Koordination und Begleitung der Umsetzung von BC-Strategien und -Lösungen,

• Erstellen einer Strategie für Tests und Übungen sowie Test- und Übungsplanung in Kooperation mit dem BCM-Board,

• Begleiten und Dokumentieren von Tests und Übungen,

• gegebenenfalls Erweiterung und Anpassung des zentralen Sensibilisierungs- und Schulungsprogrammes für BCM-Themen,

• Bewerten der Wirksamkeit des BCMS auf operativer Ebene,

• regelmäßige Berichterstattung an die Behördenleitung über den Zustand des BCMS.

5.3.3 In den BCM-Leitlinien der BC-Domänen kann eine von Nummer 5.3.2 abweichende Aufgabenzuweisung erfolgen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die in Nummer 5.3.2 beschriebenen Aufgaben von einer Rolle im BCMS wahrgenommen werden.

5.4 BCM-koordinierende Person (BCK)

Jede BCK ist einer BC-Domäne zugeordnet. Sie übernimmt, gemäß der Rollenbeschreibung des BCMS der BC-Domäne, Aufgaben der operativen Umsetzung des BCMS. Die Rollenbeschreibung legt insbesondere den Aufgabenbereich innerhalb der BC-Domäne fest, für den die BCK verantwortlich ist. Sie arbeitet eng mit der BCB ihrer Domäne zusammen und unterstützt diese.

5.4.1 Die BCK hat insbesondere die Aufgabe, bei den folgenden Tätigkeiten zu unterstützen:

• bei der Planung und Durchführung der BIA in ihrem Aufgabenbereich,

• bei der Durchführung von Risikoanalysen,

• Erstellung und Pflege von BC-Lösungskonzepten (Notfall- und Wiederanlaufplänen) für die ermittelten zeitkritischen Geschäftsprozesse,

• Umsetzen von BC-Maßnahmen (z. B. zur Risikominimierung),

• Beteiligung an der Planung von und Teilnahme an Tests und Übungen für BCM-Maßnahmen,

• regelmäßige Berichterstattung an die BCB der Domäne über Zustand und Wirksamkeit des BCMS innerhalb ihres Aufgabenbereiches.

5.4.2 In den BCM-Leitlinien der BC-Domänen kann eine von Nummer 5.4.1 abweichende Aufgabenzuweisung erfolgen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die in Nummer 5.4.1 beschriebenen Aufgaben von einer Rolle im BCMS wahrgenommen werden.

5.5 Zuständiges Ministerium für BCM (ZMB)

Für die ressortübergreifenden Aufgaben im BCM der niedersächsischen Landesverwaltung ist ein zuständiges Ministerium für BCM (ZMB) zu benennen. Zentrale Aufgabe des ZMB ist die Förderung ressortübergreifender Zusammenarbeit in allen Tätigkeiten mit Bezug zu BCM. Es ist seine Aufgabe, dabei zu unterstützen, das BCM in der Landesverwaltung möglichst effizient, effektiv und flächendeckend umzusetzen und entsprechend der Ziele weiterzuentwickeln. Es übernimmt die Funktion der Geschäftsstelle für das BCM-Board. Insbesondere plant es die Sitzungen des BCM-Boards und lädt zu diesen ein. Das ZMB ist verantwortlich für die Erstellung, Revision, Pflege und alle weiteren Aufgaben der Dokumentenlenkung für alle Dokumente des ressortübergreifenden BCMS. Dies gilt insbesondere für die Fortschreibung und Aktualisierung dieser Leitlinie.

5.5.1 Im Rahmen der ressortübergreifenden Zusammenarbeit und im Einvernehmen mit den Behördenleitungen unterstützt das ZMB fachlich die Behörden bei der Umsetzung einzelner Aspekte des BCM. Es ist dabei nicht die Aufgabe des ZMB, individuelle Lösungen für einzelne Behörden zu erarbeiten. Vielmehr soll seine Unterstützung immer für mehrere Behörden relevant sein oder im Sinne der Zusammenarbeit ein gemeinsames Vorgehen fördern. Das ZMB geht proaktiv auf die Behörden zu, um Unterstützungsbedarfe zu ermitteln. Darüber hinaus ist es auch Aufgabe des BCM-Boards, zu identifizieren, inwieweit das ZMB unterstützen soll. Im Rahmen des Aufbaus des BCM kann dies z. B. durch Musterdokumente, Vorlagen oder Hilfe bei der Durchführung einer BIA geschehen. Das ZMB betrachtet dabei auch die Praktikabilität im Hinblick auf die operative Umsetzung in den BCM-Domänen.

5.5.2 Im Einvernehmen mit den BCB übernimmt das ZMB zentral die Zuständigkeit für Maßnahmen der Notfallvorsorge und Notfallbewältigung, um diese aufzubauen, aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln, wenn diese von mehreren Behörden gleichermaßen verwendet werden.

5.5.3 Das ZMB führt in Kooperation mit den BCB für die BCMS in den BC-Domänen Wirksamkeitsprüfungen durch. Umfang und Frequenz der Wirksamkeitsprüfungen werden mit den BCB der BC-Domänen und dem BCM-Board vorab besprochen und beschlossen. Die Wirksamkeitsprüfung hat zum Ziel, die von den Behörden ergriffenen Maßnahmen auf Konsistenz und Wirksamkeit zu überprüfen. Zum Zweck der Prüfung kann das ZMB Einsicht in alle für den Umfang der Prüfung relevanten Teile (z. B. Meldeketten oder Notfallhandbücher) des BCMS nehmen, sofern der Geheimschutz dies zulässt. Gleichzeitig ist die Prüfung auf diejenigen Dokumente beschränkt, die dem BCMS zugerechnet werden können. Das ZMB hat ein Vortragsrecht gegenüber der Behördenleitung der jeweiligen BC-Domäne und stellt den Bericht der Wirksamkeitsprüfung gemeinsam mit der BCB der BC-Domäne der Behördenleitung vor. Das ZMB stellt im Einvernehmen mit der BCB und der jeweiligen Fachaufsicht der BC-Domäne den Wirksamkeitsbericht dem BCM-Board vor und fördert durch die Transparenz eine ressortübergreifende Zusammenarbeit und ein gemeinschaftliches Arbeitsklima.

5.5.4 Das ZMB misst den Fortschritt aller Kennzahlen, zu deren Überprüfung und/oder Übermittlung das Land Niedersachsen verpflichtet ist oder welche vom BCM-Board vereinbart wurden. Darüber hinaus erstellt es regelmäßig einen Bericht basierend auf den Überprüfungen und Kennzahlen.

5.5.5 Das ZMB erstellt ein Schulungs- und Sensibilisierungskonzept zum BCM. Ziel ist es, für die Behörden Schulungs- und Sensibilisierungsangebote zu schaffen, die allgemeine Themen des BCM adressieren.

5.5.6 Das ZMB übernimmt die Organisation, Durchführung und Auswertung von Alarmierungsübungen im Rahmen des BCMS für die Behörden der Landesverwaltung und stimmt diese mit dem BCM-Board ab.

5.6 BCM-Board

Im BCM-Board werden die Arbeiten am BCMS der Behörden koordiniert. Es findet ein Austausch über BCM-Themen statt, die ressortübergreifend von Bedeutung sein können. Es hat die Aufgabe, Bereiche zu identifizieren, bei denen ein gemeinsames strategisches oder operatives Vorgehen von Vorteil ist und schlägt geeignete Maßnahmen zur Umsetzung vor. Zusätzlich erarbeitet es Vorschläge für zentrale Vorgaben und gemeinsame Mindeststandards. Die Beschlüsse des BCM-Boards haben einen Empfehlungscharakter. Um den gemeinsamen, ressortübergreifenden Austausch zu ermöglichen, können in diesem Gremium auch dezentrale Themen diskutiert werden. Das BCM-Board erarbeitet außerdem Handlungsempfehlungen für die Weiterentwicklung des BCMS der Landesverwaltung.

5.6.1 Dem BCM-Board gehören das ZMB und die BCB der Staatskanzlei und der Ministerien an.

5.6.2 Das BCM-Board legt regelmäßig die Kennzahlen und Zielwerte für die Wirksamkeitsprüfung und Reifegradmessung durch das ZMB fest. Die Wirksamkeitsprüfung hat zum Ziel aufzuzeigen, ob das geprüfte BCMS seine Vorgaben erfüllt und seine Ziele erreicht. Sie muss erlauben, Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten und Fehlentwicklungen zu identifizieren. Die Reifegradmessung hat zum Ziel, den Umsetzungsstand des BCMS und dessen Entwicklung in der BC-Domäne qualitativ und quantitativ bewerten zu können.