Zu Beginn der Untersuchung ist die Beamtin oder der Beamte auf deren Zweck und die Befugnis zur Übermittlung der Untersuchungsergebnisse hinzuweisen.

Die kommunale Behörde des ÖGD teilt der anfordernden Dienststelle die tragenden Feststellungen und Gründe des Ergebnisses der ärztlichen Untersuchung mit, soweit deren Kenntnis unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit für die zu treffende Entscheidung erforderlich ist. Die Mitteilung ist als vertrauliche Personalsache zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag zu übersenden sowie versiegelt zur Personalakte zu nehmen. Eine Übersendung per Fax oder E-Mail ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig.

Aufgrund der in § 45 Abs. 2 NBG getroffenen Regelung ist die Weitergabe der erforderlichen Daten an die anfordernde Dienststelle nicht unbefugt und folglich eine Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht nicht erforderlich.

Die Ärztin oder der Arzt übermittelt der Beamtin oder dem Beamten oder, soweit dem zwingende ärztliche Gründe entgegenstehen, einer zu ihrer oder seiner Vertretung befugten Person, eine Kopie der Mitteilung (§ 45 Abs. 3 NBG). Die Übermittlung an Dritte darf im Sinne des Beteiligungsrechtes nur in seltenen Ausnahmefällen erfolgen, zum Beispiel wenn eine direkte Übermittlung bei bewusstlosem Patienten praktisch unmöglich ist.