¹Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. ²Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. ³Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. ⁴Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet, übermittelt oder bereitgestellt werden, soweit

1. 1.

   die oder der Beihilfeberechtigte und die bei der Beihilfegewährung berücksichtigten Angehörigen im Einzelfall einwilligen,

2. 2.

   die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert,

3. 3.

   es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit erforderlich ist oder

4. 4.

   es zum Schutz lebenswichtiger Interessen der oder des Beihilfeberechtigten oder einer anderen Person erforderlich ist und die oder der Beihilfeberechtigte oder die oder der bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige aus körperlichen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, ihre oder seine Einwilligung zu geben.

⁵Unterlagen über Beihilfe dürfen in dem für die Durchführung des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2262, 2275), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 9. Dezember 2020 (BGBl. I S. 2870), in der jeweils geltenden Fassung erforderlichen Umfang gespeichert und zum Zweck der Prüfung nach § 3 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel an den Treuhänder übermittelt werden. ⁶Die Sätze 1 bis 5 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.