3. § 3 regelt die Fahrt- und Flugkostenerstattung.

3.1
Zu Absatz 1 (regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel)

3.1.1 Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel sind solche Verkehrsmittel, die der Personenbeförderung dienen und zu feststehenden Zeiten - nach Fahr- oder Flugplänen - zwischen bestimmten Punkten auf dem Land-, Wasser- oder Luftweg verkehren. Hierzu können Eisenbahnen - z. B. Züge und U-Bahnen -, Busse - auch Fernbusse -, Schiffe und Flugzeuge gehören.

3.1.2 Zu den Fahrtkosten gehören auch die Kosten für

• Zu- und Abgangsfahrten am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort,

• dienstliche Fahrten am Geschäftsort einschließlich Fahrten zu und von der Unterkunft,

• Aufpreise und Zuschläge für die Nutzung von Zügen,

• Reservierungsentgelte,

• Bettkarten oder Liegeplatzzuschläge,

• Beförderung des notwendigen dienstlichen und persönlichen Gepäcks,

• Kosten für den Erwerb von BC, Netz- und Zeitkarten aus dienstlichen Gründen,

• Transaktions- und Zahlungsentgelte, die durch den Kreditkarteneinsatz oder die Nutzung von Zahlungsdienstleistern entstehen, soweit sich die Entgelte auf den Erwerb von Fahrkarten und Flugtickets i. S. des § 3 beziehen.

3.1.3 Die Erstattung von Fahrt- und Flugkosten ist grundsätzlich begrenzt auf die Höhe der Kosten für die Nutzung der niedrigsten Beförderungsklasse des jeweiligen Beförderungsmittels; dies gilt auch für Inhaberinnen und Inhaber einer BC Business 1. Klasse oder einer BC 1. Klasse. Satz 1 gilt nicht in Fällen des § 3 Abs. 1 Sätze 3 und 4. Ist die Wahl der höheren Beförderungsklasse ausnahmsweise die preisgünstigste Variante - z. B. weil nur noch in dieser Klasse Sparpreise verfügbar sind und der Sparpreis der 1. Klasse günstiger ist, als der Normalpreis der 2. Klasse -, werden diese Kosten nach § 3 Abs. 1 Satz 1 erstattet.

3.1.4 Der Grundsatz, die Haushaltsmittel möglich sparsam und wirtschaftlich zu verwenden, gebietet es, bei der Reisevorbereitung, soweit möglich, auch besondere Ermäßigungen - z. B. Rabattmöglichkeiten, Sparpreise - zu berücksichtigen; vgl. hierzu Nummer 1.2.

3.1.5 Die Deutsche Bahn AG (im Folgenden: DB) gewährt dem Land einen umsatzabhängigen Rabatt. Dieser Geschäftskundenrabatt (im Folgenden: GKR) wird auf alle DB-Tickets zum Normalpreis mit Fernverkehrsanteil gewährt und kann mit den BC-Business-Rabatten kombiniert werden. Verrechnet wird der GKR direkt mit dem Ticketpreis bei jeder Buchung. Der GKR wird nicht beim Einsatz einer herkömmlichen BC oder bei einer Buchung ausschließlich innerhalb des Niedersachsentarifs - ohne Fernverkehrsanteil - angerechnet, die Umsätze aus diesen Fahrten zählen aber zum Umsatzvolumen des Landes. Der GKR kann von allen Landesbehörden und allen Einrichtungen, die mindestens zu 50 % aus Landesmitteln gefördert werden, in Anspruch genommen werden. Der für die Rabatteinstufung maßgebliche Umsatz wird mittels der Kundennummer im BahnManagement-Informations-System (im Folgenden: BMIS) erfasst. Aus diesem Grund haben die zuständigen Stellen die Beamtinnen und Beamten zu informieren, dass sie beim Erwerb einer Fahrkarte für dienstlich bedingte Fahrten die für die jeweilige Stelle maßgebende Kundennummer anzugeben haben.

3.1.6 Bei Bahnfahrten ist von der Dienststelle aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu prüfen, ob der oder dem Dienstreisenden aus dienstlichen Gründen eine BC Business oder eine herkömmliche BC zur Verfügung zu stellen ist. Dienstliche Gründe sind gegeben, wenn deren Einsatz bezogen auf die Geltungsdauer der BC gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen voraussichtlich wirtschaftlicher ist. Bevorzugt anzuschaffen ist hierbei die BC Business, da der von der DB gewährte GKR nur bei Einsatz einer BC Business, nicht aber bei Einsatz einer herkömmlichen BC gewährt wird und weitere Vorteile bestehen - z. B. bessere Bedingungen bei der Stornierung von Tickets und Verfahrensvereinfachung durch Möglichkeit der Buchung der Tickets über das Firmenkundenportal.

3.1.6.1 Hat die Dienststelle festgestellt, dass sich für die durchzuführenden Dienstreisen - ggf. i. V. m. anderen Reisen, für die der Dienstherr eine Erstattung leistet - die Kosten für eine BC Business voraussichtlich amortisieren werden, erfolgt die Beschaffung der BC Business in der Regel durch die Dienststelle über das Firmenkundenportal.

3.1.6.1.1 Wird die oder der Dienstreisende von der Dienststelle aufgefordert die empfohlene BC Business selbst zu beschaffen, so hat dies unter Angabe der BMIS-Kundennummer zu erfolgen. Die Kosten für den Erwerb der BC Business werden in diesen Fällen mit der Reisekostenvergütung für die erste Dienstreise erstattet. Wird für die Abrechnung der Reisekostenvergütung ein elektronisches Abrechnungsverfahren eingesetzt, ist für die Auszahlung ein Nachweis über die (voraussichtliche) Amortisierung beizufügen oder ein entsprechender Vermerk von der zuständigen Reisekostenstelle zu hinterlegen.

3.1.6.1.2 Erwirbt die oder der Dienstreisende anstelle der empfohlenen BC Business eine andere BC Business oder eine herkömmliche BC, ist zu prüfen, inwieweit eine Erstattung in Betracht kommt.

• Sind die Anschaffungskosten höher - z. B. BC Business 50 anstatt BC 25 -, werden diese bis zur Höhe der Kosten für den Erwerb der empfohlenen BC Business erstattet. Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass sich die Anschaffungskosten für die erworbene höherwertige Karte vollständig amortisiert haben, ist der Differenzbetrag auf Antrag nachträglich nach § 4 Satz 1 zu erstatten.

• Sind die Anschaffungskosten niedriger - z. B. BC 25 anstatt BC Business 25 -, so werden diese Kosten erst nach ihrer vollständigen Amortisation erstattet, wobei der ggf. entgangene GKR zu berücksichtigen ist. Die Kosten der jeweiligen Fahrkarten werden bis zu der Höhe erstattet, die auf der Grundlage der empfohlenen BC Business erstattet worden wären. Eine Beschaffung von Fahrkarten durch die Dienststelle mittels Firmenkreditkarte ist in diesem Fall grundsätzlich ausgeschlossen.

3.1.6.2 Hat die Dienststelle festgestellt, dass die Beschaffung einer BC Business aus dienstlichen Gründen nicht in Betracht kommt, ist zu prüfen, ob sich eine BC - im Gegensatz zur BC Business - voraussichtlich vollständig amortisieren wird. Kommt die Beschaffung einer BC unter wirtschaftlichen Aspekten in Betracht, ist die BC in der Regel durch die Dienstreisende oder den Dienstreisenden selbst zu beschaffen. Im Hinblick auf die Erstattung der Anschaffungskosten der BC gilt Nummer 3.1.6.1.1 entsprechend. Für Fälle, in denen die oder der Dienstreisende anstelle der empfohlenen BC eine andere BC erwirbt, gilt Nummer 3.1.6.1.2 entsprechend.

3.1.6.3 Verzichtet die oder der Dienstreisende nach entsprechender Aufforderung durch die Dienststelle auf den Erwerb einer BC Business oder einer BC oder setzt sie oder er eine vorhandene Karte nicht ein, so wird sie oder er bei der Erstattung der Kosten für die Fahrkarte so gestellt, als ob die empfohlene BC Business oder die empfohlene BC erworben worden wäre; Entsprechendes gilt hinsichtlich des City-Tickets.

3.1.6.4 Dienstlich beschaffte BC können auch für private Reisen genutzt werden. Gegebenenfalls daraus resultierende Bonus-Punkte dürfen entsprechend der Nummer 14.1.1 ausschließlich für dienstliche Reisen eingesetzt werden.

3.1.7 Flugkosten werden erstattet, wenn ein Flugzeug aus

• dienstlichen Gründen - z. B. terminbedingt, dienstlich bereitgestellte Flugkontingente - oder

• wirtschaftlichen Gründen - z. B. wenn hierdurch Reisekosten eingespart werden oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens acht Stunden entsteht -

benutzt wird.

3.1.8 In Ausnahmefällen können Flugkosten aus Gründen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn erstattet werden, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch die Dienstreisende oder den Dienstreisenden nicht besteht. Zwingende Familienpflichten liegen vor, wenn die Betreuung der mit der oder dem Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen notwendig ist.

3.1.9 Ein Fall des § 3 Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 liegt z. B. vor, wenn die oder der Dienstreisende auf dienstliche Weisung eine Person begleiten muss, die die höhere Beförderungsklasse in Anspruch nimmt und der eine Entschädigung nach dem NAbgG oder dem Ministergesetz zusteht.

3.1.10 Die Nutzung der höheren Beförderungsklasse kann nach § 3 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 auch wegen körperlicher oder gesundheitlicher Beeinträchtigungen der oder des Dienstreisenden gerechtfertigt sein. Die Beeinträchtigung kann hierbei sowohl von dauerhafter als auch von vorübergehender Natur sein - z. B. nach einem Unfall. Für die Beurteilung, ob die Nutzung einer höheren Beförderungsklasse gerechtfertigt ist, ist auf die Umstände des Einzelfalles beim Verlauf der Reise - also auf die tatsächliche Reiseerschwernis aufgrund des körperlichen oder gesundheitlichen Zustandes - abzustellen. Die Nutzung der höheren Beförderungsklasse ist nicht allein dadurch gerechtfertigt, dass eine Schwerbehinderung mit festgestelltem Grad der Behinderung vorliegt, vielmehr ist entscheidend, ob offensichtlich eine tatsächliche Reiseerschwernis vorliegt. Eine offensichtliche Reiseerschwernis liegt vor, wenn es unter Fürsorgegesichtspunkten nicht zumutbar ist, die niedrigste Beförderungsklasse zu nutzen - z. B. weil durch ein gebrochenes oder dauerhaft versteiftes Bein mehr Beinfreiheit erforderlich ist. Liegt eine tatsächliche Reiseerschwernis vor, ist dies aktenkundig zu machen. Die Feststellung hierüber gilt auch für nachfolgende Reisen mit gleichartigem Verlauf, solange die Beeinträchtigung andauert.

3.1.11 Dienstliche Besprechungen oder das Aktenstudium während der Fahrt oder des Fluges allein rechtfertigen nicht die Nutzung einer höheren Beförderungsklasse.

3.1.12 Hat die oder der Dienstreisende mit Anspruch auf Erstattung der Fahrtkosten der höheren Beförderungsklasse freiwillig eine niedrigere Beförderungsklasse benutzt, werden Fahrtkosten auch nur für diese Beförderungsklasse gewährt.

3.2
Zu Absatz 2 (Mietwagen und Taxis)

3.2.1 Mietwagen i. S. des § 3 Abs. 2 sind Miet- oder Leasingfahrzeuge - auch Teil- und Carsharing-Fahrzeuge -, die ausschließlich zur Erledigung eines Dienstgeschäfts dienstlich angemietet werden. Für ohnehin durch die Dienstreisende oder den Dienstreisenden privat genutzte Miet- oder Leasingfahrzeuge, die auch für Dienstreisen genutzt werden, gelten die Entschädigungsregelungen des § 5; vgl. hierzu Nummer 5.1.2.

3.2.2 Dienstliche Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn

• zur Erledigung des Dienstgeschäfts regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können oder dies unter Berücksichtigung der Gesamtumstände aus dienstlichen Gründen nicht zweckmäßig ist und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss,

• ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht und

• die Benutzung eines Taxis unter Berücksichtigung von betriebswirtschaftlichen Aspekten nicht kostengünstiger wäre.

Es müssen alle vorstehenden Voraussetzungen erfüllt sein. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeugs bis zur unteren Mittelklasse - z. B. Golfklasse - erstattet werden. Die Anerkennung des dienstlichen Interesses ist in der Regel vor Antritt der Dienstreise von der Dienststelle einzuholen.

3.2.3 Dienstliche Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn

• dies im Einzelfall - z. B. aufgrund der Fürsorgepflicht - geboten ist,

• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren,

• Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für den Zu- und Abgang, sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen, oder

• im Zusammenhang mit der Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel ein Frauennachttaxi in Anspruch genommen wird.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse allein rechtfertigen nicht die Nutzung eines Taxis.

3.2.4 Die Benutzung von Mietwagen oder Taxis kann im Einzelfall auch aus zwingenden persönlichen Gründen - z. B. aufgrund des Gesundheitszustandes - gerechtfertigt sein. Ein Grund, der die Benutzung eines Taxis rechtfertigt, ist insbesondere das Vorliegen einer außergewöhnlichen Gehbehinderung - Merkzeichen aG - oder bei einem stark eingeschränkten Sehvermögen.

3.2.5 Die Regelung des § 3 Abs. 2 beschränkt sich auf Mietwagen und Taxis und gilt nicht, wenn die oder der Dienstreisende in einem Kraftfahrzeug einer anderen Person entgeltlich mitgenommen wird.

3.2.6 Liegen keine dienstlichen oder zwingenden persönlichen Gründe für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis vor und wird eines dieser Beförderungsmittel dennoch in Anspruch genommen, richtet sich die Kostenerstattung nach § 5 Abs. 2 - sog. kleine Wegstreckenentschädigung. In diesen Fällen ist die Angabe der im Mietwagen oder Taxi gefahrenen Kilometer erforderlich.

3.3
Zu Absatz 3 (Fahrtkosten bei Übernachtung in der außerhalb des Geschäftsortes liegenden Wohnung)

3.3.1 Die Vorschrift gilt für mehrtägige Dienstreisen, bei denen grundsätzlich ein Verbleiben am Geschäftsort vorgesehen ist, die oder der Dienstreisende aber in ihrer oder seiner außerhalb des Geschäftsortes liegenden Wohnung übernachtet, anstatt eine Unterkunft am Geschäftsort in Anspruch zu nehmen.

3.3.2 Wohnung i. S. der Vorschrift ist jede außerhalb des Geschäftsortes liegende Wohnung, die der oder dem Dienstreisenden oder mit ihr oder ihm in häuslicher Gemeinschaft lebenden Angehörigen gehört - z. B. auch eine Ferienwohnung. Für die Bemessung der Reisekostenvergütung ist entscheidend, ob die oder der Dienstreisende dort tatsächlich übernachtet; allein die Möglichkeit einer Nutzung reicht zur Anwendung dieser Vorschrift nicht aus.

3.3.3 Die Fahrtkosten werden für jede Hinfahrt und Rückfahrt aus Anlass einer Übernachtung in der Wohnung bis zur Höhe des pauschalen Übernachtungsgeldes erstattet; zusätzliche Fahrten - z. B. Mittagsheimfahrten - werden nicht berücksichtigt. Das heißt, bei einer zweitägigen Dienstreise mit einer Übernachtung kommt eine Erstattung der Fahrtkosten für eine Hinfahrt und eine Rückfahrt in Höhe von insgesamt bis zu 20 EUR in Betracht.

3.3.4 Die Erstattung der Fahrtkosten oder die Gewährung einer Wegstreckenentschädigung ist ausgeschlossen, wenn der oder dem Dienstreisenden ihres oder seines Amtes wegen eine unentgeltliche Unterkunft bereitgestellt wird und diese ohne hinreichenden Grund nicht in Anspruch genommen wird. Ob ein hinreichender Grund vorliegt, ist anhand der Gesamtumstände des Einzelfalles zu beurteilen, wobei der hinreichende Grund - z. B. Gesundheitszustand - in der Person der oder des Dienstreisenden liegen muss.

3.4
Zu Absatz 4 (Ausschlussgrund - unentgeltliche Beförderung)

3.4.1 Dienstreisende des Polizeivollzugsdienstes haben die Möglichkeit der unentgeltlichen Beförderung durch Tragen der Uniform grundsätzlich zu nutzen, es sei denn, es bestehen Hinderungsgründe. Hinderungsgründe liegen vor, wenn

• das Tragen der Uniform während der Dienstreise aus dienstlichen Gründen nicht in Betracht kommt, oder

• die Nutzung eines anderen Beförderungsmittels aus dienstlichen Gründen geboten ist - z. B. bei Überstellungs- und Begleitfahrten oder bei der Mitnahme von dienstlichen Ausrüstungsgegenständen, die im Fall eines Einsatzes im Beförderungsmittel unbeaufsichtigt zurückgelassen werden müssten.

3.4.2 Die oder der Dienstreisende hat keinen Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten, wenn sie oder er z. B. privat oder dienstlich beschaffte Fahrkarten, Netz- oder Zeitkarten, Jobtickets oder Fahrausweise für schwerbehinderte Menschen nicht nutzt.