Die Nutzenden der Onlinewache erhalten nach Anzeigeerstattung, Hinweisgabe oder sonstiger Kontaktaufnahme zur Polizei eine Sendebestätigung mit einer Vorgangsnummer, die im weiteren Verlauf der Bearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) verwendet wird. Zusätzlich ist es möglich, Dokumente und Bilddateien in den Vorgang zu laden.

Erfasste Sachverhalte werden den regionalen Polizeibehörden in dem sog. "Backoffice" der Onlinewache zur Bewertung präsentiert. Eine Bewertung erfolgt durch die im 24-Stunden-Betrieb besetzten Leitstellen hinsichtlich eventuell erforderlicher Sofortmaßnahmen. Weiter nehmen die Mitarbeitenden der Leitstellen eine Qualifizierung der Anzeigen vor und initiieren anschließend den automatischen Import in das Vorgangsbearbeitungssystem NIVADIS. Auch die hochgeladenen Dateien werden nach entsprechender Bereinigung im PDF-Format in den Vorgang ins VBS geladen. Alternativ ist auch eine Abgabe des Sachverhalts per E-Mail an eine Dienststelle möglich.

Die weitere Bearbeitung erfolgt durch die zugewiesene Polizeidienststelle.

Hinweise zu Korruption und Wirtschaftskriminalität kann die Nutzende über einen Link direkt im sog. Business Keeper Monitoring System (BKMS) eingeben, welches auch die Möglichkeit eröffnet, anonym Hinweise mitzuteilen. Die Steuerung bzw. Bearbeitung dieser Hinweise erfolgt unter Berücksichtigung der Richtlinie zur Intensivierung der Verfolgung der Korruptionsdelinquenz des Landeskriminalamtes Niedersachsen (Nummer 2.2.3; Stand 01.01.2012).