(1) ¹Die Kommune bewahrt die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die konsolidierten Gesamtabschlüsse, die zur Führung oder Aufstellung ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die begründenden Unterlagen sowie die Unterlagen über den Zahlungsverkehr geordnet und sicher auf. ²Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) ¹Der Jahresabschluss und der konsolidierte Gesamtabschluss werden in ausgedruckter Form dauernd aufbewahrt. ²Bücher, Inventare, Belege sowie sonstige Unterlagen werden zehn Jahre lang aufbewahrt. ³Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das der Beschlussfassung der Vertretung über den Jahresabschluss oder über den konsolidierten Gesamtabschluss folgt.

(3) ¹Die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Kassenanordnungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen Unterlagen mit Ausnahme der in Absatz 2 Satz 1 genannten können in digitaler Form aufbewahrt werden. ²Dabei und bei der Sicherung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann. ³Werden elektronische Verfahren, die zur Speicherung von Büchern und Belegen genutzt werden, geändert oder abgelöst, so muss die Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen durchgängig gewährleistet bleiben. ⁴Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt.

(4) Die Unterlagen nach Absatz 2 oder die zu ihrer Sicherung verwendeten Daten- oder Bildträger sind sicher aufzubewahren und die Verantwortlichkeiten dafür sind schriftlich festzulegen.