(zu § 24 Abs. 1 VSA)

Hinweise zum Führen von VS-Bestandsverzeichnissen

Die Gestaltung der VS-Bestandsverzeichnisse (Buch-, Kartei- oder Loseblattform) bleibt der VS-verwaltenden Dienststelle überlassen. Folgendes ist jedoch zu beachten:

1. 1.

   Auf der ersten Seite (bei Karten oder Blättern auf Vorsatzkarte oder -blatt) ist zu vermerken, welche Geheimhaltungsgrade nachgewiesen werden und von wem das VS-Bestandsverzeichnis geführt wird (siehe nachfolgendes Muster).

2. 2.

   Die Seiten gebundener VS-Bestandsverzeichnisse sind zu numerieren. Bei VS-Bestandsverzeichnissen in Karteiform sind die Karteikarten fortlaufend zu numerieren und mit Dienstsiegel zu kennzeichnen.

   Bei VS-Bestandsverzeichnissen in Loseblattform ist das NLfV beratend hinzuzuziehen.

3. 3.

   VS-Bestandsverzeichnisse erhalten den Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen VS; Ausnahmen in Einzelfällen bedürfen der Zustimmung der oder des Geheimschutzbeauftragten. Eine Kennzeichnung nach § 11 VSA ist nicht erforderlich. Die Kennzeichnung nach § 12 Abs. 2 VSA hat bei Karten oder losen Blättern einzeln zu erfolgen.

4. 4.

   In den VS-Bestandsverzeichnissen sind Eingang, Ausgang, Verbleib, Vervielfältigung, Herabstufung und Vernichtung von STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften VS nachzuweisen und besondere Fristen für die Aufhebung oder Reduzierung der VS-Einstufung (siehe § 9 Abs. 2 und 3 VSA) zu vermerken.

   STRENG GEHEIM eingestufte VS sind in einem getrennten VS-Bestandsverzeichnis zu führen.

5. 5.

   Jede VS ist im VS-Bestandsverzeichnis unter einer eigenen fortlaufenden Nummer zu registrieren. Werden weitere Eingänge zu einer nachgewiesenen VS unter derselben Nummer registriert, so ist bei STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften VS als Unterscheidungsmerkmal eine weitere Zahl hinzuzusetzen (z.B. Hoch- oder Stückzahl).

6. 6.

   Die Eintragungen sind mit Tinte oder Kugelschreiber (dokumentenecht nach DIN 16 554) vorzunehmen. Änderungen müssen erkennbar sein, sie sind mit Datum und Unterschrift zu versehen. Bei Streichungen muß der ursprüngliche Text lesbar bleiben.

7. 7.

   Es ist unzulässig, in VS-Bestandsverzeichnissen zu radieren, Eintragungen unkenntlich zu machen oder Blätter zu entfernen oder einzufügen.

8. 8.

   Die VS-Verwalterin oder der VS-Verwalter bestätigt den Empfang neuer VS-Bestandsverzeichnisse (VS-Tagebücher oder Karten). Die Empfangsbestätigungen sowie etwaige VS-Übergabeverhandlungen (siehe Muster 3 der Anlage 3) nimmt die oder der Geheimschutzbeauftragte oder eine von ihr oder ihm beauftragte Person, die nicht an der Verwaltung der VS beteiligt sein darf, in Verwahrung.

Der VS-Nachweis kann auch durch automatisierte Datenverarbeitung erfolgen. Bezüglich der hier notwendigen Sicherheitsmaßnahmen ist das NLfV beratend hinzuzuziehen.

Muster der Anlage 5