4.1 Durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass nur die Lehrkraft selbst Zugang zu den in Nummer 3 genannten Daten erhält:

4.1.1
Werden für die Speicherung der Daten externe Speichermedien verwendet, sind diese zu verschlüsseln und so aufzubewahren, dass sie nur der Lehrkraft selbst zugänglich sind.

4.1.2
Werden die Daten auf internen Speichermedien (z. B. Festplatte) gespeichert, sind die Daten durch geeignete technische Maßnahmen gegen Zugriff zu sichern. Dafür ist mindestens eine Zugriffskontrolle durch das Betriebssystem auf Verzeichnis- oder Dateiebene einzurichten sowie eine Verschlüsselung der Verzeichnisse, in denen die Daten gespeichert sind, vorzunehmen. Online-Zugriffe auf die Daten sind durch dem Stand der Technik entsprechende Vorkehrungen (z. B. Firewall) auszuschließen.

4.1.3
Es ist insbesondere darauf zu achten, dass aktuelle Updates und Patches auf der genutzten Hard- und Software (einschließlich Router, Endgeräte, Betriebssysteme, Applikationen und Programme) aufgespielt sind und ein hinreichender Schutz vor Schadprogrammen vorhanden ist.

4.2 Es muss sichergestellt sein, dass die in Nummer 3 genannten Daten jederzeit auch dann verfügbar sind, wenn das IT-System ausfällt oder der Datenträger oder -speicher beschädigt wird (Datensicherung).

4.3 Die Daten nach Nummer 3 dürfen nur so lange elektronisch gespeichert werden, wie die Lehrkraft in Bezug auf die einzelne Schülerin oder den einzelnen Schüler eine der dort genannten Funktionen wahrnimmt. Danach sind die elektronisch gespeicherten Daten zu vernichten und es ist - soweit erforderlich - auf nicht elektronisch geführte Unterlagen zurückzugreifen.

4.4 Die elektronische Übersendung der Daten nach Nummer 3 aus Programmen der Schule, von Lehrkräften an Programme der Schule oder zwischen Lehrkräften, Erziehungsberechtigten und Ausbildungs- und Praktikumsbetrieben sowie der Transport der Daten mittels elektronischer Speichermedien sind nur zulässig, wenn die Daten verschlüsselt werden. Bei einer Speicherung auf Speicherorten im Internet ist ein verschlüsselter Transportweg einzuhalten.