(1) Über alle Gefangenen sind Gefangenenpersonalakten zu führen, für die ein farbiger Aktendeckel zu verwenden ist. Zu den Gefangenenpersonalakten zählen auch die automatisierten Dateien, soweit sie in einer den papiergebundenen Gefangenenpersonalakten vergleichbaren Weise nach Gefangenen geordnet geführt werden.

(2) Gefangenenpersonalakten werden bei der Erstaufnahme angelegt. Sie sind mit technischen oder organisatorischen Maßnahmen gegen unbefugten Zugang und Gebrauch zu schützen. Der Verbleib der Gefangenenpersonalakte ist nachzuweisen. Im Übrigen gelten die einschlägigen Datenschutzvorschriften.

(3) Werden Gefangenenpersonalakten vorübergehend versandt, so sind Notakten zumindest mit einem aktuellen Personal- und Vollstreckungsblatt anzulegen, in denen auch die anfallenden Schriftstücke gesondert zu sammeln sind. Nach Rückkehr der Akten sind die Notakten aufzulösen. Bei Durchgangshaft und Überstellungen sind als Personalunterlagen in der Regel der Transportschein zusammen mit dem Personal- und Vollstreckungsblatt aus.

(4) Beim Einsatz von automatisierten Verfahren ist der aktuelle Datenbestand bei Bedarf auszudrucken und in den Gefangenenpersonalakten abzuheften.

(5) Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die Gefangenen beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten (z. B. Gesundheits-, Gutachten-, Behandlungsakte, Verwaltungsvorgänge) gehören. Vorgänge, die sich nicht auf Disziplinarvorgänge oder die Sicherheit oder Ordnung der Anstalt beziehen (z. B. Vollzugsplanungen, Gewährung vollzugsöffnender Maßnahmen) können in einer Teilakte geführt werden. Die Bildung von Teilakten ist auf dem Aktendeckel der Gefangenenpersonalakte zu vermerken.

(6) Soweit Gefangenenpersonalakten in Papierform geführt werden, werden nach folgender Ordnung aufgenommen:

1. Heftnadel:

Unterlagen über die persönlichen Daten der Gefangenen, hierzu zählen insbesondere die Formblätter

• Personalblatt

• Vollstreckungsblatt

• Aufnahmeverhandlung

• Aufnahmeverfügung

• Personenbeschreibung

• Ergebnis ärztlicher Untersuchungen

• Zugangsgespräch/Aufnahmegespräch/Sofortgespräch

• Unterlagen und Ergebnisse über die Erstellung und Fortschreibung der vollzuglichen Planung, des Vollzugsplans bzw. des Erziehungs- und Förderplans

• Übersicht über Vollzugsmaßnahmen

• Abwesenheitsnachweis

• Belehrungen nach den gesetzlichen Vorschriften

• Übersicht über monetäre und nichtmonetäre Ansprüche

2. Heftnadel:

Vollstreckungsunterlagen; hierzu zählen insbesondere Überhaftersuchen, Strafzeitberechnungen, Entscheidungen über eine Herausnahme aus dem Jugendstrafvollzug, Entscheidungen über vorzeitige Entlassungen, Entlassungsersuchen, Absehen von der weiteren Vollstreckung gemäß § 456a StPO mit Belehrung, Beschlüsse und Belehrungen über die Führungsaufsicht gemäß § 68 StGB, Unterlagen zur Elektronischen Aufenthaltsüberwachung und zur Einschätzung nach dem Konzept zum Umgang mit rückfallgefährdeten Sexualstraftäterinnen und Sexualstraftätern in Niedersachsen

3. Heftnadel:

sonstige Schriftstücke in der Reihenfolge ihres Entstehens, insbesondere Anträge, Disziplinarverfahren und Ahndung von Pflichtverstößen.

(7) Schriftstücke der Nadel 2 sind getrennt nach jeder Haftsache unter Verwendung eines mit der laufenden Nummer des Vollstreckungsblattes versehenen Trennblattes in der Reihenfolge ihres Eingangs abzulegen. Eingehende Schriftstücke werden fortlaufend unter der jeweiligen Haftsache abgelegt. Jede Haftsache erhält in der Reihenfolge ihres Eingangs eine römische Ziffer. Alle sich auf diese Haftsache beziehenden Schriftstücke werden mit dieser römischen Ziffer und einer fortlaufenden arabischen Ziffer versehen. Unter einem Trennblatt "weitere Verfahren" sind Schriftstücke zu führen, die sich nicht auf eine in der Vollstreckung befindliche Sache beziehen (z. B. Ermittlungsverfahren, Strafverfahren ohne Aufnahmeersuchen, Strafanzeigen). Schriftstücke der Nadel 3 sind mit fortlaufenden arabischen Ziffern zu foliieren.

Wird es erforderlich, einen weiteren Band anzulegen, so ist das unter der ersten und zweiten Heftnadel abgeheftete Schriftgut in den neuen Band umzuheften. Die 3. Heftnadel sollte 250 Blatt nicht überschreiten. Die Foliierung ist stets in dunkler Farbe vorzunehmen.

(8) Mit Übertritt in die Sicherungsverwahrung ist eine gesonderte Sicherungsverwahrtenpersonalakte anzulegen, für die ein Aktendeckel in anderer Farbe zu verwenden ist. Auf Sicherungsverwahrtenpersonalakten sind die Regelungen zur Gefangenenpersonalakte entsprechend anzuwenden, soweit nichts anderes bestimmt ist.