Für die Bearbeitung von Meldungen sind die folgenden Formulare zu nutzen, die in das Fachinformationssystem Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (FIS-VL) in den Ordner "Niedersachsen > Recht > Erlasse ML > Referat 201 > Schnellwarnung > RAPEX > Formulare RAPEX" eingestellt sind:

Aktualisierte Formulare werden von der Länderkontaktstelle nach Freigabe durch das ML in FIS-VL eingestellt. Hierüber werden die zuständigen Behörden durch die Länderkontaktstelle unverzüglich informiert; das ML erhält die Information zur Kenntnis.

Bei allen Meldungen sind vorhandene Untersuchungsergebnisse und Vertriebslisten anzufügen. Bei RAPEX-Meldungen sind für jeden betroffenen Mitgliedstaat und ggf. für jedes betroffene Drittland separate Vertriebslisten zu erstellen. Nach Möglichkeit sollten eine aussagekräftige Abbildung des Produkts mitgeschickt werden sowie alle für den Fall relevanten Unterlagen.

Personen- und betriebsbezogene Daten, die nicht zur Fallbearbeitung notwendig sind (wie z. B. Preise, Mitarbeiternamen), sind durch die für die Überwachung von in Nummer 1 genannten Verbraucherprodukten zuständigen Behörden zu schwärzen. Es sind nur die für den Vorgang wesentlichen und relevanten Informationen zu übermitteln.

Der Umstand, dass ggf. noch nicht alle sachdienlichen Informationen vorliegen, darf die Übermittlung einer Meldung nicht unnötig verzögern.

Liegen bundeseinheitliche Textbausteine für die Bewertung von RAPEX-Meldungen vor, so sind diese zu nutzen.