RdErl. d. MK v. 29.5.2020 - 15-05410/1.2 -

Vom 29. Mai 2020 (Nds. MBl. S. 696) (1)

- VORIS 22560 -

- Im Einvernehmen mit der StK und dem MI -

Dieser RdErl. regelt einheitlich

• die Aufbewahrungsfristen für Schriftgut der Schulen und

• die Löschungsfristen für in den Schulen gespeicherte personenbezogene Daten unabhängig von der Art der Speicherung.

Schriftgut i. S. dieses RdErl. sind alle bei der Verwaltung in den Schulen anfallenden Akten, Urkunden, Schriftstücke, Druckwerke, Karteien, Listen, Pläne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; Schriftgut sind auch elektronische Speichermedien mit den entsprechenden Informationen.

Gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchst. e und Artikel 17 DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Daten sind zunächst dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Übernimmt das Archiv die Daten nicht, so sind sie zu löschen. Für personenbezogene Daten in Akten gilt dies ggf. nach Maßgabe der für die Aufbewahrung der gesamten Akte geltenden Vorschriften.

Dieser RdErl. gilt nicht

2.1
für Schriftgut in Angelegenheiten des Schulträgers; darüber bestimmt der Schulträger;

2.2
für Personalnebenakten und Personalaktendaten der Lehrkräfte und der in § 53 Abs. 1 Sätze 1 und 3 NSchG genannten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; die Aufbewahrungsfristen für diese Daten ergeben sich aus § 94 NBG; die dort geregelten Aufbewahrungsfristen gelten gemäß § 12 Abs. 1 NDSG auch für Tarifbeschäftigte;

2.3
soweit in Rechtsvorschriften oder in spezielleren Erlassen des MK abweichende Aufbewahrungs- oder Löschungsfristen konkret bestimmt sind.

Die Aufbewahrungs- und Löschungsfristen sind nachstehend aufgeführt.

3.1
Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Erziehungsberechtigten

3.2
Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Lehrkräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach § 53 Abs. 1 NSchG, Bewerberinnen und Bewerbern (soweit es sich nicht um Personalaktendaten handelt, vgl. Nummer 2.2)

3.3
Anderes Schriftgut (in dem es nicht vorrangig um Angelegenheiten einzelner Personen geht)

Die Fristen nach Nummer 3.3 dürfen überschritten werden, wenn es aus sachlichen Gründen erforderlich ist (z. B. Schriftwechsel oder Konferenzbeschlüsse mit zeitlich nicht begrenzter Bedeutung).

4.1 Grundsätzlich ist das Schriftgut nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist der im Niedersächsischen Landesarchiv jeweils zuständigen Abteilung oder dem zuständigen Kommunalarchiv zur Übernahme anzubieten. Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung muss gemäß § 3 Abs. 1 NArchG jegliches Schriftgut zur Übernahme angeboten werden. Die Abteilungen des Niedersächsischen Landesarchivs bestimmen jedoch im Einvernehmen mit den Kommunalarchiven in ihrem Zuständigkeitsbereich die Schulen, die Schriftgut zur Übernahme anzubieten haben, und das Schriftgut, das anzubieten ist. Im Übrigen bestimmen die Kommunalarchive, welche Schulen ihnen welches Schriftgut anzubieten haben.

4.2 Wird das Schriftgut nicht von einem Archiv übernommen, ist es nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist zu vernichten oder, wenn es sich um elektronische Speichermedien handelt, zu löschen. Erfolgt die Vernichtung über den Schulträger oder eine andere externe Stelle wie z. B. ein Aktenvernichtungsunternehmen, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, der den Anforderungen des Artikel 28 DSGVO entspricht.

Schriftliche Arbeiten (einschließlich Prüfungsarbeiten) können den Verfasserinnen und Verfassern überlassen werden.

Die Vernichtung ist in Absprache mit dem Schulträger durchzuführen, der nach § 113 NSchG auch die Kosten trägt.

Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) auf elektronischen Speichermedien ist so unkenntlich zu machen, dass es auch über das Betriebssystem nicht rekonstruiert werden kann; das gilt auch für Sicherungsdateien.

4.3 Wird das Schriftgut von einem Archiv übernommen, kann es von der Schule weiterhin genutzt werden (§ 5 Abs. 7 Satz 2 i. V. m. § 7 Abs. 3 Satz 2 NArchG). Für Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) gilt dies nur, soweit die in Nummer 3 bestimmte Frist noch nicht abgelaufen ist.