4.1 Grundsätzlich ist das Schriftgut nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist der im Niedersächsischen Landesarchiv jeweils zuständigen Abteilung oder dem zuständigen Kommunalarchiv zur Übernahme anzubieten. Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung muss gemäß § 3 Abs. 1 NArchG jegliches Schriftgut zur Übernahme angeboten werden. Die Abteilungen des Niedersächsischen Landesarchivs bestimmen jedoch im Einvernehmen mit den Kommunalarchiven in ihrem Zuständigkeitsbereich die Schulen, die Schriftgut zur Übernahme anzubieten haben, und das Schriftgut, das anzubieten ist. Im Übrigen bestimmen die Kommunalarchive, welche Schulen ihnen welches Schriftgut anzubieten haben.

4.2 Wird das Schriftgut nicht von einem Archiv übernommen, ist es nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist zu vernichten oder, wenn es sich um elektronische Speichermedien handelt, zu löschen. Erfolgt die Vernichtung über den Schulträger oder eine andere externe Stelle wie z. B. ein Aktenvernichtungsunternehmen, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, der den Anforderungen des Artikel 28 DSGVO entspricht.

Schriftliche Arbeiten (einschließlich Prüfungsarbeiten) können den Verfasserinnen und Verfassern überlassen werden.

Die Vernichtung ist in Absprache mit dem Schulträger durchzuführen, der nach § 113 NSchG auch die Kosten trägt.

Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) auf elektronischen Speichermedien ist so unkenntlich zu machen, dass es auch über das Betriebssystem nicht rekonstruiert werden kann; das gilt auch für Sicherungsdateien.

4.3 Wird das Schriftgut von einem Archiv übernommen, kann es von der Schule weiterhin genutzt werden (§ 5 Abs. 7 Satz 2 i. V. m. § 7 Abs. 3 Satz 2 NArchG). Für Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) gilt dies nur, soweit die in Nummer 3 bestimmte Frist noch nicht abgelaufen ist.