Die Erhebungsmerkmale für Baumaßnahmen (§ 3 Abs. 1 HBauStatG) werden vorrangig bei den Bauherrinnen und Hauherren und den mit der Baubetreuung Beauftragten (Auskunftspflichtige) erhoben. Die unteren Bauaufsichtsbehörden und die Gemeinden halten für genehmigungsfreie Baumaßnahmen nach § 69a NBauO Erhebungsbögen bereit, die ihnen vom NLS zur Verfügung gestellt werden.

Die oder der Auskunftspflichtige leitet den vollständig ausgefüllten Erhebungsbogen für Erhebungseinheiten nach § 2 HBauStatG dem NLS zu. Die untere Bauaufsichtsbehörde lässt sich darüber anlässlich des Einreichens der Mitteilung über die beabsichtigte Baumaßnahme nach § 69a Abs. 3 Nr. 1 NBauO eine Bestätigung mit Angabe der Nummer des verwendeten Erhebungsbogens vorlegen. Fehlt diese Bestätigung, so erinnert die Bauaufsichtsbehörde die Auskunftspflichtige oder den Auskunftspflichtigen in der Eingangsbestätigung für die Mitteilung und fügt einen Erhebungsbogen bei. Der oder die Auskunftspflichtige ist von der Bauaufsichtsbehörde darauf hinzuweisen, dass zur Erfüllung der Auskunftspflicht nur dieser Erhebungsbogen mit dieser Bogennummer zu verwenden ist.

Die Bauaufsichtsbehörden übersenden dem NLS monatlich eine Auflistung aller bei ihnen in diesem Zeitraum eingereichten Mitteilungen nach § 69a Abs. 3 Nr. 1 NBauO jeweils unter Angabe des Zeitpunktes der Vollständigkeit der vor Durchführung der Baumaßnahme nach § 69a Abs. 3 NBauO einzureichenden Unterlagen (zulässiger Baubeginn; § 3 Abs. 1 Nr. 2 HBauStatG) und der Nummer des verwendeten oder ausgegebenen Erhebungsbogens.