Allg/1
Geltungsbereich

(1) In Verfahren der streitigen Zivilgerichtsbarkeit und der freiwilligen Gerichtsbarkeit sind die Gerichte nach den §§ 12, 13 Absatz 1, §§ 15 bis 17 EGGVG zur Mitteilung personenbezogener Daten von Amts wegen an öffentliche Stellen für andere Zwecke als die des Verfahrens, für die die Daten erhoben worden sind, befugt. Verpflichtet sind sie zu Mitteilungen nur, wenn dies im folgenden angeordnet oder in besonderen Vorschriften bestimmt ist.

(2) Absatz 1 gilt entsprechend für die Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften, sofern eine Befugnis zur Mitteilung geregelt und sichergestellt ist, dass bei dem Empfänger ausreichende Datenschutzmaßnahmen getroffen werden.

(3) Wichtige, in besonderen Rechtsvorschriften enthaltene Mitteilungspflichten werden in dieser Verwaltungsvorschrift neben den erst durch diese Verwaltungsvorschrift angeordneten Mitteilungen wiedergegeben.

(4) Eine Mitteilung ist im Einzelfall auch ohne besondere Anordnung zu machen, soweit die Kenntnis der Daten aus der Sicht der übermittelnden Stelle zu den §§ 13, 15 und 17 EGGVG genannten Zwecken erforderlich, die Mitteilung wegen eines besonderen öffentlichen Interesses unerlässlich ist und ihr keine besonderen bundes- oder landesgesetzlichen Verwendungsregelungen entgegenstehen. Die Entscheidung treffen Richterinnen oder Richter.

(5) Diese Verwaltungsvorschrift gilt nicht für

1. 1.

   Mitteilungen an Privatpersonen,

2. 2.

   Auskünfte und Akteneinsicht auf Ersuchen,

3. 3.

   Mitteilungen für Verfahrenszwecke, es sei denn, solche Mitteilungen sind im folgenden aufgenommen,

4. 4.

   Mitteilungen zur Wahrnehmung von Aufsichts-, Kontroll- und Weisungsbefugnissen, zur Rechnungsprüfung, zur Durchführung von Organisationsuntersuchungen oder zu Ausbildungs- und Prüfungszwecken.

Allg/2
Einschränkung vorgeschriebener Mitteilungspflichten;
Auskunft an die und Unterrichtung der betroffene(n) Person

(1) Eine an sich vorgeschriebene Mitteilung unterbleibt im Einzelfall, soweit ihr eine besondere bundesrechtliche Verwendungsregelung, insbesondere § 30 AO, § 78 SGB X, oder eine entsprechende landesrechtliche Verwendungsregelung entgegensteht. In anderen als den in § 13 Absatz 1 EGGVG genannten Fällen unterbleibt eine Mitteilung ferner, wenn im Einzelfall offensichtlich ist, dass schutzwürdige Interessen betroffener Personen an dem Ausschluss der Übermittlung überwiegen (§ 13 Absatz 2 EGGVG). Gesetzlich besonders geregelte Mitteilungspflichten und deren Einschränkungen bleiben von § 13 Absatz 2 EGGVG unberührt.

(2) Die Entscheidung treffen Richterinnen oder Richter.

(3) Die Voraussetzungen von Auskunft (auf Antrag) und Unterrichtung (von Amts wegen) der betroffenen Personen sind in § 21 EGGVG geregelt. Ihnen ist danach grundsätzlich nur auf Antrag Auskunft über Mitteilungen zu erteilen; die Unterrichtung von Amts wegen ist nur dann veranlasst, wenn von einer Mitteilung betroffene Personen nicht zugleich Partei oder Beteiligte im Verfahren sind. Auf die Beschränkungen in § 21 Absatz 3 und 4 EGGVG wird hingewiesen. Die Form der Auskunftserteilung und Unterrichtung unterliegt pflichtgemäßem Ermessen; grundsätzlich empfiehlt sich, betroffenen Personen eine Abschrift der Mitteilung zu übermitteln. Von der Beifügung der Dokumente (etwa Urteile), die betroffenen Personen schon übermittelt worden sind, kann abgesehen werden.

Allg/3
Mitteilungspflichtige Stellen und dort funktional zuständige Personen

(1) Mitteilungspflichtige Stelle ist, soweit nichts anderes bestimmt ist, das mit dem Verfahren befasste Gericht. Für die Mitteilung gerichtlicher Entscheidungen ist das Gericht zuständig, das im ersten Rechtszug entschieden hat. Wird ein Gericht auf Ersuchen eines anderen Gerichts oder einer anderen sonstigen Behörde tätig, so obliegt die Mitteilungspflicht dem ersuchten Gericht.

(2) Die Mitteilungen sind, soweit nichts anderes vorgeschrieben ist, von der Urkundsbeamtin oder dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu veranlassen und durchzuführen.

(3) Richterinnen oder Richter ordnen die Mitteilung in den Fällen an, in denen dies ausdrücklich bestimmt ist oder in denen sie sich die Anordnung vorbehalten haben. An ihre Stelle treten Rechtspflegerinnen oder Rechtspfleger, wenn sie ihnen im Rahmen des Rechtspflegergesetzes übertragene Aufgaben wahrnehmen.

Allg/4
Dokumentation der Mitteilung

Ist die Mitteilung durchgeführt, so ist dies

1. 1.

   im Falle der Übermittlung einer gerichtlichen Urkunde auf der Urschrift der Urkunde,

2. 2.

   im Falle der Übermittlung einer Urkunde mit gerichtlich beglaubigter Unterschrift auf der zurückbehaltenen beglaubigten Abschrift,

3. 3.

   in allen übrigen Fällen in den Akten

zu vermerken. Aus dem Vermerk müssen der Inhalt, die Art und Weise der Übermittlung sowie der Empfänger der Mitteilung ersichtlich sein.

Allg/5
Inhalt, Form und Zeitpunkt der Mitteilungen;
erforderliche Folgemitteilungen

(1) Der Inhalt, die Form und der Zeitpunkt der Mitteilungen sowie die Notwendigkeit etwaiger Folgemitteilungen richten sich nach den besonderen Vorschriften. Soweit dort nichts anderes bestimmt ist, gelten die folgenden Bestimmungen.

(2) Mitzuteilen sind

1. 1.

   gerichtliche Entscheidungen durch Übermittlung einer beglaubigten Teilabschrift; diese ist mit einem Rechtskraftvermerk zu versehen, wenn gegen die Entscheidung ein befristeter Rechtsbehelf statthaft war. Die beglaubigte Teilabschrift des Urteils enthält keinen Tatbestand und keine Entscheidungsgründe; die beglaubigte Teilabschrift einer anderen Entscheidung enthält keine Gründe. Die Richterin oder der Richter kann - soweit nichts anderes bestimmt ist - im Einzelfall anordnen, dass auch der Tatbestand und Entscheidungsgründe oder Gründe zu übermitteln sind, soweit dies zur Erfüllung des Zwecks der Mitteilung erforderlich ist. Die richterliche Anordnung ist einzelfallbezogen in geeigneter Form zu dokumentieren,

2. 2.

   gerichtliche Urkunden durch Übermittlung einer beglaubigten Abschrift,

3. 3.

   Eintragungen in das Grundbuch oder in ein Register durch Übermittlung einer Abschrift oder eines Ausdrucks der Eintragung oder einer Eintragungsnachricht.

(3) Gerichtliche Entscheidungen sind, wenn gegen sie ein Rechtsbehelf unzweifelhaft nicht eingelegt werden kann oder nur ein unbefristeter Rechtsbehelf stattfindet, alsbald nach ihrem Erlass, sonst nach Rechtskraft mitzuteilen. Sonstige Mitteilungen sind zu bewirken, sobald der mitzuteilende Vorgang vollzogen oder der mitzuteilende Sachverhalt bekannt geworden ist.

(4) Neben den mitzuteilenden Daten dürfen weitere damit in Verbindung stehende Daten der betroffenen Person oder eines Dritten nur dann übermittelt werden, wenn eine Trennung nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist und soweit nicht berechtigte Interessen der betroffenen Person oder eines Dritten an deren Geheimhaltung offensichtlich nicht überwiegen (§ 18 Absatz 1 EGGVG).

(5) Betreffen Daten, die vor Beendigung eines Verfahrens übermittelt worden sind, den Gegenstand des Verfahrens, ist der Empfänger vom Ausgang des Verfahrens zu unterrichten; das Gleiche gilt für die Abänderung oder Aufhebung einer übermittelnden Entscheidung sowie dann, wenn nach den Umständen angenommen werden kann, dass das Verfahren nur vorläufig nicht weiterbetrieben wird. Der Empfänger ist über neue Erkenntnisse unverzüglich zu unterrichten, wenn dies erforderlich erscheint, um drohende Nachteile für die betroffene Person zu vermeiden (§ 20 Absatz 1 EGGVG). Sind unrichtige Daten übermittelt worden, ist der Empfänger unverzüglich zu unterrichten (§ 20 Absatz 2 EGGVG). Die Unterrichtung nach § 20 Absatz 1 oder 2 Satz 1 EGGVG kann unterbleiben, wenn sie erkennbar weder zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person noch zur Erfüllung der Aufgaben des Empfängers erforderlich ist (§ 20 Absatz 3 EGGVG). Schicken Empfänger Unterlagen zurück, weil sie zu ihren Zwecken nicht erforderlich sind, ist sicherzustellen, dass sie keine Folgemitteilungen erhalten. Schicken Empfänger Unterlagen gemäß § 19 Absatz 2 Satz 3 EGGVG weiter, sind Folgemitteilungen an die nach der Mitteilung der Empfänger tatsächlich zuständigen Stellen zu machen.

(6) Wird ein Antrag auf gerichtliche Entscheidung gestellt, ist der Empfänger zu unterrichten (§ 22 Absatz 2 Satz 1 EGGVG). Auf § 22 Absatz 2 Satz 2 EGGVG soll er hingewiesen werden.

Allg/6
Form der Mitteilungen

(1) Ergibt sich aus Nummer 5 Absatz 2 oder anderen Vorschriften nichts anderes, wird die Form der Mitteilungen von der übermittelnden Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmt. Mitteilungen in Papierform werden in einem verschlossenen Umschlag übermittelt. Elektronische Dokumente können nur auf einem sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Absatz 4 ZPO elektronisch übermittelt werden.

(2) Die Durchführung von Mitteilungen kann auch in einem automatisierten Verfahren erfolgen. Der automatisierte Abruf durch die empfangende Stelle ist unzulässig.

(3) Bedarf es nicht der Übermittlung einer Abschrift oder eines Ausdrucks, sollen Vordrucke oder Muster verwendet werden.

(4) Bei der Mitteilung wird in geeigneter Weise vermerkt:

Die Mitteilung darf nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dessen Erfüllung sie übermittelt worden ist. Eine Verwendung für andere Zwecke ist zulässig, soweit die Daten auch dafür hätten mitgeteilt werden dürfen (§ 19 Absatz 1 EGGVG). Die Zweckbestimmung ergibt sich aus der angegebenen Nummer der MiZi. Sind die übermittelten Daten im Sinne von § 19 Absatz 2 Satz 1 EGGVG nicht erforderlich, ist nach § 19 Absatz 2 Satz 2 EGGVG zu verfahren. Die Verwendung der mit der Mitteilung verbundenen Daten Dritter ist unzulässig (§ 18 Absatz 1 EGGVG)."

Allg/7
Mitteilungsweg

(1) Die Mitteilungen werden vorbehaltlich besonderer Vorschriften der empfangenden Stelle unmittelbar übermittelt. Mitteilungen an oberste Bundes- oder Landesbehörden sind auf dem Dienstweg zu übermitteln.

(2) Soweit dies nach der Art der zu übermittelnden Daten und der Organisation der empfangenden Stelle veranlasst oder im Folgenden ausdrücklich angeordnet ist, trifft die übermittelnde Stelle angemessene Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass Mitteilungen unmittelbar die bei der empfangenden Stelle funktionell zuständigen Bediensteten erreichen (§ 18 Absatz 2 EGGVG).