Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. Die Teilakte ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang dürfen nur die mit der Bearbeitung dieser Vorgänge betrauten Beschäftigten haben. Die Beihilfeakte darf für andere als Beihilfezwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und die betroffenen Angehörigen im Einzelfall einwilligen oder die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert. Die Sätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über freie Heilfürsorge und Heilverfahren.