(zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO)

1.
Anwendungsbereich

1.1
Bewegliche Sachen und damit vergleichbare nichtkörperliche Gegenstände (z. B. ADV-Software), die dem Land gehören, sind in Bestandsverzeichnissen nachzuweisen. Dies gilt auch für geliehene, gemietete oder geleaste Gegenstände.

1.2
Keine beweglichen Sachen sind Gegenstände, die mit Grundstücken fest verbunden oder in ein Gebäude eingefügt worden sind. Ist die Verbindung oder der Einbau nur zu einem vorübergehenden Zweck erfolgt, handelt es sich hingegen um eine bewegliche Sache.

2.
Arten der Bestandsverzeichnisse

2.1
Das bewegliche Vermögen wird im Materialverzeichnis, im Bücherverzeichnis oder im Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens nachgewiesen.

2.2
Im Materialverzeichnis sind zu erfassen:

1. 2.2.1

   Verbrauchsgüter (z. B. Vorräte an Nahrungsmitteln, Heizmaterialien, Schreibwaren, Glühlampen sowie Reinigungsmittel),

2. 2.2.2

   Gebrauchsgegenstände von geringem Wert (bis zu 800 DM Stückpreis) und

3. 2.2.3

   Ersatzteile von geringem Wert (bis 800 DM Stückpreis).

4. 2.2.4

   Gegenstände, die alsbald verbraucht oder eingebaut werden, sind nicht zu erfassen. In diesen Fällen ist die vollständige Verwendung der Gegenstände unter Angabe des Verwendungszwecks auf den Rechnungsbelegen zu bescheinigen.

2.3
Im Bücherverzeichnis sind Bücher und sonstige Druckschriften zu erfassen. Dies gilt nicht für Druckschriften mit nur vorübergehender Bedeutung (Zeitungen, Adreß- und Kursbücher, Fernsprechverzeichnisse, Kalender und ähnliches).

2.4
In dem Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens sind die nicht in den Nrn. 2.2 oder 2.3 genannten körperlichen oder nichtkörperlichen Gegenstände zu erfassen. Das Verzeichnis ist zumindest entsprechend dem Gruppenplan.(A n h a n g) zu untergliedern. Die Art der Gliederung muß die Erstellung von Unterverzeichnissen (insbesondere für Software, Videokassetten und -filme, Kunstwerke und Kraftfahrzeuge) zulassen.

2.5
Gegenstände, die von Landesdienststellen angefertigt worden sind, sind nur zu erfassen, wenn hierfür ein Marktpreis erzielt werden könnte oder wenn solche Gegenstände im Falle ihrer Anschaffung erfaßt werden müßten.

3.
Verantwortlichkeit

3.1
Die Bestandsverzeichnisse werden von der Dienststelle zentral geführt, die die Gegenstände verwaltet. Die zuständige oberste Landesbehörde kann zulassen, daß einzelne Bestandsverzeichnisse von Teilen einer Dienststelle für ihren Teilbereich geführt werden.

3.2
Bei jeder Dienststelle sind unter Mitwirkung des Beauftragten für den Haushalt (§ 9) eine oder bei Bedarf mehrere Personen mit der Führung der Bestandsverzeichnisse zu beauftragen.

3.3
Die Dienststelle und die von ihr nach Nr. 3.2 beauftragten Personen sind dafür verantwortlich, daß die Bestandsverzeichnisse richtig und vollständig geführt werden.

3.4
Die mit der Führung des Bestandsverzeichnisses beauftragte Person hat die Übernahme des Bestandsverzeichnisses, die Übergabe des Bestandsverzeichnisses und die Übernahme von Karteikarten - einschließlich leerer Karteikarten - schriftlich zu bestätigen.

4.
Führen der Bestandsverzeichnisse

4.1
Bestandsverzeichnisse werden in einem automatisierten Verfahren, hilfsweise in Karteiform geführt.

4.2
Werden Bestandsverzeichnisse in Karteiform geführt, so sind die Karteikarten (Karten oder Blätter) fortlaufend zu numerieren. Die Gesamtzahl der in die Kartei übernommenen Karteikarten (einschließlich der Leerkarten) ist auf einer Vorsatzkarte oder in anderer geeigneter Form zu vermerken. Die Karteikarte ist bei ihrer Ausstellung sowie bei weiteren Eintragungen mit Datum und Handzeichen der die Kartei führenden Person zu versehen.

4.3
In den Bestandsverzeichnissen sind die Bestände einschließlich der Änderungen (Zugänge und Abgänge) nachzuweisen. Bei vom Land geliehenen, gemieteten oder geleasten Gegenständen (Nr. 1.1 Satz 2) ist auch das Ende der vereinbarten Nutzungsberechtigung anzugeben.

4.4
Das Bestandsverzeichnis muß erkennen lassen, wo die der Erfassung und der Änderung zugrundeliegenden Unterlagen aufbewahrt werden.

4.5
Die Erfassung der Zugänge in den Bestandsverzeichnissen ist auf den Rechnungsbelegen unter Angabe der Fundstelle im Bestandsverzeichnis zu vermerken.

4.6
Abgänge von Gegenständen des übrigen beweglichen Vermögens (Nr. 2.4), die verlorengegangen oder vor Ablauf der üblichen Nutzungszeit unbrauchbar geworden sind, dürfen nur vermerkt werden, wenn die Begründung des Abgangs schriftlich festgehalten und vom Beauftragten für den Haushalt mitgezeichnet worden ist. Dabei ist die Haftungsfrage zu prüfen.

4.7
Die erfaßten Ersatzteile sind beim Einbau in den Hauptgegenstand mit dem Vermerk "Einbau" abzusetzen; dabei ist der Hauptgegenstand anzugeben.

4.8
Berichtigungen eines Bestandsverzeichnisses dürfen nur so ausgeführt werden, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben.

4.9
Die Eintragungen in Bestandsverzeichnisse, die nicht im automatisierten Verfahren geführt werden, dürfen nur in urkundengeeignetem Druck oder urschriftlich mit urkundengeeignetem Farbband, Kugelschreiber nach DIN oder sonstigen vom MF zugelassenen Schreibmitteln in Schwarz oder Blau vorgenommen werden (siehe dazu Nr. 2.3 zu § 70).

4.10
Sollen die noch nicht gelöschten Eintragungen aus einem Bestandsverzeichnis in ein neues Verzeichnis übernommen werden, so hat die Person, die das Bestandsverzeichnis führt, das bisherige Bestandsverzeichnis durch Vermerk abzuschließen. Soweit die Eintragungen in neue Bestandsverzeichnisse übernommen werden, ist die richtige Erfassung zu prüfen und schriftlich zu bestätigen.

4.11
Die Bestandsverzeichnisse sind geordnet aufzubewahren und gegen Verlust, Beschädigung und vor dem Zugriff Unbefugter zu sichern. Abgeschlossene Bestandsverzeichnisse und die zugehörigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

5.
Bestandsprüfungen

5.1
Mindestens alle zwei Jahre hat die Dienststelle eine unvermutete Prüfung der vorhandenen Bestände durch eine Person, die nicht mit der Bestandsverwaltung befaßt ist, vorzunehmen. Vor der Bestellung der Person, die die Bestandsprüfung durchführen soll, ist der Beauftragte für den Haushalt anzuhören. Der Beauftragte für den Haushalt überwacht die Einhaltung der Bestandsprüfungstermine.

5.2
Außerdem ist eine Bestandsprüfung stets dann durchzuführen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist.

5.3
Die Prüfung hat sich auf die Feststellungen zu erstrecken, ob die Bestandsverzeichnisse ordnungsgemäß geführt, die nachgewiesenen Bestände vorhanden, die vorhandenen Bestände richtig nachgewiesen sind und hinsichtlich der Bestandshaltung entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorschriften wirtschaftlich und sparsam verfahren wird (§ 7). Die Prüfung der Bestände kann auf ausreichende Stichproben beschränkt werden. Die Stichprobenprüfung kann sich auf einen vor der Prüfung festzulegenden Anteil der Bestände beschränken.

5.4
Die Prüfung ist in dem Bestandsverzeichnis zu vermerken. Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, so ist darüber eine Niederschrift zu fertigen und zum Bestandsverzeichnis zu nehmen.

6.
Kennzeichnung

6.1
Bewegliche Sachen des Landes sind - soweit nachstehend nichts anderes bestimmt ist - als Landeseigentum zu kennzeichnen. Dies gilt nicht für Material (Nr. 2.2).

6.2
Die Kennzeichnung ist in möglichst dauerhafter Weise anzubringen. In der Regel ist dafür ein gut haftender beschrifteter Aufkleber ausreichend. Die Kennzeichnung ist so vorzunehmen, daß die bestimmungsgemäße Benutzung der Sache nicht mehr als unvermeidlich erschwert wird.

6.3
Die Kennzeichnung unterbleibt, wenn sie zur Klarstellung der Eigentumsverhältnisse nicht nötig oder die Gefahr des Abhandenkommens gering ist (z. B. bei Gebrauchtmöbeln und Teppichen).

6.4
Im übrigen kann die Kennzeichnung unterbleiben, wenn sie besonders schwierig ist oder wenn die Sache eine Fabriknummer trägt und diese im Bestandsverzeichnis erfaßt ist.

7.
Besondere Vorschriften für Bücherverzeichnisse

7.1
In Büchereien, die nach wissenschaftlichen Gesichtspunkten geführt werden, sind Bücherverzeichnisse nach dem System für wissenschaftliche Bibliotheken zu führen. In den übrigen Büchereien genügt für den Nachweis der Druckschriften ein Bücherverzeichnis i. S. der Nr. 7.2.

7.2
Das Bücherverzeichnis ist in einem automatisierten Verfahren oder hilfsweise in Karteiform zu führen. Die Druckschriften erhalten ein Ordnungskennzeichen. Der Aufbau des Ordnungskennzeichens entspricht Aufbau und Untergliederung der Bücherei. Die Art der Untergliederung ist in geeigneter Weise festzuhalten.

7.3
Mehrbändige Werke sind als Ganzes nachzuweisen. Für die Angabe der Stückzahl ist nicht die Anzahl der Bände, aus denen das Werk besteht, sondern die Stückzahl, in der das ganze Werk gehalten wird, maßgebend. Die Bezeichnung des Werkes muß Anzahl und Nummer der Bände erkennen lassen. Das Fehlen einzelner Bände ist besonders zu vermerken.

7.4
Verkündungsblätter und periodisch erscheinende Zeitschriften sind jahrgangsweise zusammengefaßt nachzuweisen.

7.5
Alle Druckschriften sind an geeigneter Stelle, ggf. mehrfach, als Eigentum des Landes zu kennzeichnen. Durch Stempelaufdruck hinzuzufügen ist die Bezeichnung der Bücherei oder der Behörde, zu der die Bücherei gehört. Am Beginn oder am Ende der Druckschrift ist die Ordnungsnummer des Werkes im Bücherverzeichnis zu vermerken.

8.
Besondere Vorschriften über das Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens

8.1
Der nachzuweisende Gegenstand ist mit seinen besonderen Merkmalen (einschließlich Seriennummer, Hersteller und dergleichen) so genau zu beschreiben, daß Verwechselungen vermieden werden.

8.2
Zubehör-, Ergänzungs- und Sonderausstattungsstükke sind zusammen mit dem Hauptgegenstand nachzuweisen.

8.3
Gegenstände gleicher Art und Ausführung (z. B. Arbeitstische, alle gleichartigen Akten- oder Kleiderschränke, alle Schreibmaschinentische) sind gemeinsam mit ihrer Gesamtzahl zu erfassen.

9.
Nachweis des Standortes

9.1
Über das Verzeichnis muß sich ermitteln lassen, wo sich der nachgewiesene Gegenstand befindet.

9.2
Wird ein Gegenstand in häufigem Wechsel an verschiedenen Standorten eingesetzt, so kann ein besonderes Verteilungsverzeichnis geführt werden. Bei wissenschaftlichen Geräten genügt als Standortangabe die Institutsbezeichnung.

9.3
Werden Gegenstände des Landes an Dritte verliehen, so ist dies im Bestandsverzeichnis oder in einem gesondert geführten Verzeichnis zu vermerken. Aus dem Vermerk muß zu ersehen sein, an wen und auf welche Zeit der Gegenstand verliehen worden ist.

10.
Sondervorschriften

10.1
Der Geltungsbereich dieser Verwaltungsvorschriften umfaßt nicht das Verfahren über den Erwerb, die Verwaltung, den Nachweis und die Veräußerung von Kunstwerken. Hierzu erfolgt eine besondere Regelung durch das MWK.

10.2
Die zuständige oberste Landesbehörde kann für besondere Bereiche weitergehende Vorschriften über Bestandsverzeichnisse erlassen.

10.3
Die zuständige oberste Landesbehörde kann im Einvernehmen mit dem MF und dem LRH abweichende Vorschriften über Bestandsverzeichnisse erlassen.

Anhang

Gruppenplan (Nr. 2.4 der Anlage zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO)