Abschnitt 4 HyGrRBriefAV
Bibliographie
- Titel
- Ausfertigung der Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe
- Redaktionelle Abkürzung
- HyGrRBriefAV,NI
- Normtyp
- Rechtsverordnung
- Normgeber
- Niedersachsen
- Gliederungs-Nr.
- 32350000000003
9.
- a)
Der Verbleib eines jeden Vordrucks muß in einwandfreier Weise nachgewiesen werden können. Die Briefvordrucke dürfen daher nur dem Zugriff des Verwahrungsbeamten (vgl. Abschnitt III Nr. 8 Satz 1 und 2) zugänglich sein. Sie dürfen insbesondere nicht summarisch an die einzelnen Grundbuchabteilungen abgegeben und dort zum allmählichen Verbrauch aufbewahrt werden.
- b)
Der Verwahrungsbeamte hat für die Vordruckarten A, B und C je eine Nachweisung zu führen, die nach dem Muster der Anlage 4 einzurichten ist.
Die Nachweisungen sind dauernd aufzubewahren.
10.
Empfänger des Vordrucks im Sinne der Spalten 6 und 7 der Ausgabenachweisung (Anlage 4) ist, wenn das Grundbuchamt selbst den Brief erteilt, der Beamte oder Angestellte, dem die Herstellung der Reinschrift des Briefes obliegt. Wird ein Teilbrief von einem anderen Gericht oder von einem Notar hergestellt (vgl. Abschnitt III Nr. 8 Satz 3), so sind diese als Empfänger zu bezeichnen. In Spalte 5 ist dann ihre Geschäftsnummer anzugeben, und statt der Unterzeichnung in Spalte 7 genügt ein schriftliches Empfangsbekenntnis, das zu Sammelakten zu nehmen ist; in Spalte 7 ist gegebenenfalls auf die Sammelakten zu verweisen.
11.
Wird ein Vordruck unverwendbar (z.B. wegen Beschmutzung, Verschreibens usw.), so ist er an den Verwahrungsbeamten zurückzugeben und von diesem unter Beteiligung eines vom Behördenvorstand bestimmten weiteren Beamten alsbald zu vernichten. Die Vernichtung ist in Spalte 8 der Ausgabenachweisung (Anlage 4) hinter dem Aushändigungsvermerk von beiden Beamten zu bescheinigen.
12.
Die Nachweisungen und die Belege dazu sind jährlich mindestens einmal von dem Behördenvorstand oder einem von ihm beauftragten Beamten zu prüfen. Die Prüfung hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die Vordrucke unter sicherem Verschluß aufbewahrt werden und ob die nach der Nachweisung nicht verausgabten Vordrucke als Bestand vorhanden sind.
13.
Am Schluß eines jeden Kalenderjahres hat der Verwahrungsbeamte zu prüfen, ob der buchmäßige und der tatsächliche Bestand übereinstimmen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist in der Nachweisung unter dem Abschluß schriftlich niederzulegen. Der sich ergebende tatsächliche Bestand ist in der Nachweisung über den Eingang für das nächste Kalenderjahr vorzutragen.