(1) ¹In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. ²Elektronische Empfangsbekenntnisse und elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass die gerichtsinterne Bearbeitung und der Aktenaustausch gewährleistet sind.

(4) ¹Sind nach § 2 Satz 1 Akten elektronisch zu führen, so sind in Papierform eingehende Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach dem Stand der Technik in elektronische Dokumente zu übertragen. ²Ausgenommen sind in Papierform geführte Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen. ³Die Übertragung von in Papierform eingehenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen in elektronische Dokumente entspricht insbesondere dann dem Stand der Technik, wenn sie den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt. ⁴Gescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(5) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte

1. 1.

   Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten oder Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen, in Papierform oder

2. 2.

   Aktenbestandteile, die Verschlusssachen im Sinne des § 3 Nds. SÜG oder des § 4 Abs. 1 und 2 Nrn. 1 bis 3 SÜG sind,

vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese Unterlagen oder Aktenbestandteile enthalten.

(6) ¹Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. ²Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. ³Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. ⁴Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. ⁵Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. ⁶Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(1) ¹Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. ²Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(2) ¹Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. ²Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.