(1) Über jeden in das Dienstregister II einzutragenden Auftrag sind Sonderakten zu führen; dies gilt nicht für die in § 20 Absatz 1 bezeichneten Aufträge, wenn für sie keine Kosten entstehen.

(2) ¹Aus den Sonderakten muss sich der Stand der Angelegenheit jederzeit vollständig ergeben. ²Über die im Einzelnen vorgeschriebenen Protokolle oder Aktenvermerke hinaus ist alles festzuhalten, was zum Verständnis und zur rechtlichen Wertung der Amtshandlungen des Gerichtsvollziehers, zur Begründung des Kostenansatzes, zur Überprüfung der Dauer der einzelnen Verrichtungen und zum Nachweis des Verbleibs von Urkunden und sonstigen Schriftstücken erforderlich ist.

(3) ¹In den Sonderakten sind alle in dem Verfahren entstandenen Schriftstücke der Zeitfolge nach zu ordnen und fortlaufend zu nummerieren. ²Sonderakten mit mehr als 15 Blättern sind mit einem Umschlag zu versehen. ³Wird ein zu den Akten gehöriges Schriftstück dauernd oder vorübergehend herausgegeben, so ist dies in den Akten zu vermerken; von Anfragen und ähnlichen Schriftstücken, die urschriftlich zurückgesandt werden, ist eine Ablichtung zu den Akten zu nehmen. ⁴Die Herausgabe von Sonderakten ist im Dienstregister, die endgültige Erledigung auf dem Aktendeckel zu vermerken. ⁵Wegen der in den Sonderakten zu erstellenden Kostenrechnungen wird auf Nummer 7 DB-GvKostG und § 49 Absatz 5 verwiesen. ⁶Die im Zwangsvollstreckungsverfahren mittels Informationstechnik erstellten Schriftstücke sind, soweit sich deren Inhalt nicht aus sonstigem Akteninhalt oder Verfügungen ergibt, in lesbarer Form zur Sonderakte zu nehmen; in entsprechender Weise ist mit den im Zwangsvollstreckungsverfahren auf elektronischem Wege bei dem Gerichtsvollzieher eingegangenen Dokumenten und Unterlagen zu verfahren. ⁷Die elektronische Speicherung oder ein Ausdruck im XML-Format reicht nicht aus. ⁸Das gilt auch für die auf elektronischem Wege bei dem Gerichtsvollzieher eingegangenen Dokumente (§ 298 Absatz 1 ZPO), die zu speichern sind. ⁹§§ 130a Absatz 6 und 298 Absatz 2 bis 4 ZPO sind zu beachten.

(4) ¹Nimmt der Gerichtsvollzieher, der die Erstpfändung durchgeführt hat, eine Anschlusspfändung vor, so trägt er diese und alle folgenden Anschlusspfändungen in ein Verzeichnis der gegen den Schuldner vorgenommenen Anschlusspfändungen ein. ²Das Verzeichnis enthält folgende Spalten:

1. 1.

   Laufende Nummern,

2. 2.

   Dienstregisternummer,

3. 3.

   Name des Gläubigers,

4. 4.

   Höhe der beizutreibenden Forderung,

5. 5.

   Pfändungstag,

6. 6.

   Versteigerungstermine,

7. 7.

   Angabe über Fristen, Freigabe und Erledigung,

8. 8.

   Besondere Bemerkungen.

³In der Spalte 8 sind auch die Pfandstücke zu bezeichnen, soweit es erforderlich ist. ⁴Bei jeder weiteren Bearbeitung der einzelnen Pfändungen zieht der Gerichtsvollzieher das Verzeichnis heran, um sicherzustellen, dass keine Pfändung übersehen werden kann. ⁵Die Anlegung des Verzeichnisses ist auf dem Umschlag der Sonderakten über die Erstpfändung zu vermerken. ⁶Die Verzeichnisse sind nach Namen der Schuldner alphabetisch geordnet aufzubewahren. ⁷Erledigte Pfändungen sind in Spalte 8 zu vermerken; die entsprechenden Eintragungen können erkennbar abgesetzt werden. ⁸Nach der Erledigung sämtlicher Anschlusspfändungen gegen einen Schuldner ist das Verzeichnis gesondert unter "Erledigte Verzeichnisse über Anschlusspfändungen" abzulegen.

(5) Abgeschlossene Sonderakten sind gesondert und nach der Folge der Geschäftsnummern geordnet aufzubewahren.

(6) Der Gerichtsvollzieher hat über die in der Pfandkammer oder anderweitig eingelagerten Gegenstände (Pfandstücke, Räumungsgut etc.) eine jahrgangsweise Liste mit folgendem Inhalt zu führen:

1. 1.

   Bezeichnung der Parteien und der DR II-Nummer,

2. 2.

   Ort der eingelagerten Gegenstände,

3. 3.

   Bezeichnung der eingelagerten Gegenstände und

4. 4.

   Datum der Einlagerung und deren Beendigung.