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  • ab 27.11.2021 (aktuelle Fassung)

§ 3 Nds. eAktGerVO - Bildung elektronischer Akten, Übertragung von Papierdokumenten, Repräsentat

Bibliographie

Titel
Niedersächsische Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (Nds. eAktGerVO)
Amtliche Abkürzung
Nds. eAktGerVO
Normtyp
Rechtsverordnung
Normgeber
Niedersachsen
Gliederungs-Nr.
31660

(1) 1In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. 2Elektronische Empfangsbekenntnisse und elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass die gerichtsinterne Bearbeitung und der Aktenaustausch gewährleistet sind.

(4) 1Sind nach § 2 Satz 1 Akten elektronisch zu führen, so sind in Papierform eingehende Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach dem Stand der Technik in elektronische Dokumente zu übertragen. 2Ausgenommen sind in Papierform geführte Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen. 3Die Übertragung von in Papierform eingehenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen in elektronische Dokumente entspricht insbesondere dann dem Stand der Technik, wenn sie den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt. 4Gescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(5) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten oder Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen, in Papierform vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese enthalten.

(6) 1Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. 2Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. 3Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. 4Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. 5Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. 6Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.