Vorbemerkungen:

1.
Das Stichwortverzeichnis ist ein Hilfsmittel, um für die einzelnen Sachgebiete das richtige Aktenzeichen zu finden. Es ist nicht zweckmäßig, sich für die Feststellung des Aktenzeichens mit der Einsicht in das Stichwortverzeichnis zu begnügen. Vielmehr ist nach dem Stichwortverzeichnis stets der Generalaktenplan selbst einzusehen. Nur so ist ein Eindringen in das System des Generalaktenplans möglich, das richtiges Unterbringen und Wiederfinden des Schriftguts gewährleistet. Hat man im Stichwortverzeichnis eine umfassende Sachbezeichnung gefunden, so können aus dem Plan noch Aktenzeichen für engere Unterbegriffe zu ersehen sein. Man beachte auch die Nachbarakten und die Hinweise in den Klammern auf verwandte und ähnliche Akten. Es ist nicht möglich, ein Sachgebiet nur mit einem Stichwort eindeutig zu bezeichnen. Es kommt auf den Zusammenhang an.

2.
Bei den Stichworten sind u.U. Vorsilben wie Bundes- oder Landes unbeachtet zu lassen.

3.
Innerhalb der Gruppen und Untergruppen sind gelegentlich den Bedürfnissen entsprechend die Grenzen nicht scharf gezogen.

4.
Nach dem Umfang des Schriftguts sind gemäß § 5 (6) der Generalaktenverfügung Unterakten zu bilden. Dies empfiehlt sich z.B. für Reformen oder Rechtspflege in der Deutschen Demokratischen Republik.

- Eine Ausnahme bildet ihrer Bedeutung wegen z.B. die Strafrechtsreform, die ein eigenes Aktenzeichen erhalten hat (4005) -.