Über die zweckentsprechende Verwendung ist innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres bzw. nach Ablauf der Wahlperiode durch Vorlage eines Sachberichts und eines zahlenmäßigen Nachweises bei der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten ein Verwendungsnachweis zu führen. Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte entscheidet in begründeten Fällen über eine mögliche Fristverlängerung. Der Verwendungsnachweis ist mit der Versicherung der oder des Vorsitzenden der Fraktion/Gruppe über die bestimmungsgemäße Verwendung der Haushaltsmittel zu verbinden. In dem Sachbericht ist die Verwendung der Haushaltsmittel kurz darzustellen. Im zahlenmäßigen Nachweis sind die Einzahlungen und Auszahlungen, gegliedert nach wesentlichen Positionen wie z. B. Büromaterial, Durchführung von Sitzungen, Reisen, Öffentlichkeitsarbeit und Personal, summarisch auszuweisen.

Soweit Beschäftigte der kommunalen Körperschaft unter Weiterzahlung ihrer Bezüge bei einer Fraktion/Gruppe beschäftigt oder für eine Fraktion/Gruppe tätig sind, müssen sie unbeschadet einer Darstellung im Stellenplan in dem Verwendungsnachweis angeführt sein. Bei anderen Beschäftigten der Fraktion/Gruppe sind zur Nachprüfung einer tarifgerechten Eingruppierung mindestens die Art der Tätigkeit und die regelmäßige Wochenarbeitszeit anzugeben.

Die Prüfung des Verwendungsnachweises obliegt der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten. Die Kommune hat sich und dem zuständigen Rechnungsprüfungsamt sowie dem LRH (überörtliche Kommunalprüfung) von der Fraktion/Gruppe das Recht einräumen zu lassen, im Rahmen der jeweiligen Zuständigkeiten Einsicht in die begründenden Belege zu verlangen.

Sollte die Überprüfung der Verwendung ergeben, dass die Mittel nicht verwendet wurden, zweckwidrig verwendet wurden oder eine zweckentsprechende Verwendung nicht nachgewiesen werden konnte, so steht der Kommune insoweit ein öffentlich-rechtlicher Rückzahlungsanspruch zu. Zuständig für die Entscheidung über die Geltendmachung dieses Anspruchs ist wegen des untrennbaren Zusammenhangs mit der Gewährung der Zuwendungen die Vertretung.