Abschnitt 47 VGO - 47. Führung und Bestandteile der Gefangenenpersonalakten
Bibliographie
- Titel
- Vollzugsgeschäftsordnung (VGO)
- Amtliche Abkürzung
- VGO
- Normtyp
- Verwaltungsvorschrift
- Normgeber
- Niedersachsen
- Gliederungs-Nr.
- 34300
(1) Über alle Gefangenen sind Gefangenenpersonalakten zu führen (Vordruck 43: Schnellhefter Gefangenenpersonalakte). Sie werden bei der Erstaufnahme der Gefangenen angelegt. Gefangenenpersonalakten sind in verschließbaren Räumen aufzubewahren. Der Verbleib der Gefangenenpersonalakten ist nachzuweisen. Werden Akten vorübergehend versandt, so sind Notakten zumindest mit einem aktuellen Personal- und Vollstreckungsblatt anzulegen, in denen auch die anfallenden Schriftstücke gesondert zu sammeln sind. Nach Rückkehr der Akten ist die Notakte aufzulösen.
(2) Beim Einsatz von automatisierten Verfahren ist der aktuelle Datenbestand bei Bedarf, spätestens bei der Abgabe der Personalakten an externe Stellen und bei Austritt von Gefangenen auszudrucken und in den Gefangenenpersonalakten abzuheften.
(3) Bei Durchgangshaft und Überstellungen reichen als Personalunterlagen in der Regel der Transportschein zusammen mit je einem Ausdruck der Vordrucke 7 und 8 (Personal- und Vollstreckungsblatt) aus.
(4) Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die Gefangenen beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten (z.B. Gefangenengesundheitsakte, Verwaltungsvorgänge) gehören. In die Gefangenenpersonalakten werden nach folgender Ordnung aufgenommen:
| 1. Heftnadel | Unterlagen über die persönlichen Daten der Gefangenen, hierzu zählen insbesondere die Formblätter | |
|---|---|---|
| - | Vordruck 7 (Personalblatt), | |
| - | Vordruck 8 (Vollstreckungsblatt), | |
| - | Vordruck 5 (Aufnahmeverhandlung), | |
| - | Vordruck 6 (Aufnahmeverfügung), | |
| - | Vordruck 12 (Personenbeschreibung), | |
| - | Vordruck 44 (Ergebnis ärztlicher Untersuchungen), | |
| - | Vordruck 13 (Vorstellungsgespräch), dazu ggf. Unterlagen über die Aufstellung und Durchführung des Vollzugsplanes, | |
| - | Vordruck 46 (Übersicht über Vollzugsmaßnahmen), | |
| - | Vordruck 47 (Übersicht über Urlaub und Ausgang), | |
| - | Vordruck 48 (Übersicht über Freistellungstage). | |
| 2. Heftnadel | Vollstreckungsunterlagen; | |
| hierzu zählen auch Überhaftersuchen, Strafzeitberechnungen, Entscheidungen über eine Herausnahme aus dem Jugendstrafvollzug, Entscheidungen über vorzeitige Entlassungen, Entlassungsersuchen. | ||
| 3. Heftnadel | - | Vordruck 49 (Antrag), |
| - | Vordruck 50 (Disziplinarverfahren), | |
| - | sonstige Schriftstücke. | |
(5) Schriftstücke der Nadeln 2 und 3 sind zu foliieren.
Bei den Schriftstücken der Nadel 2 ist die Foliierung in roter Farbe wie folgt vorzunehmen:
Jede Haftsache erhält in der Reihenfolge ihres Eingangs eine römische Ziffer. Alle sich auf diese Haftsache beziehenden Schriftstücke werden mit dieser römischen Ziffer und einer fortlaufenden arabischen Ziffer versehen.
Schriftstücke der Nadel 3 sind in schwarzer Farbe mit fortlaufenden arabischen Ziffern zu versehen.