§ 1
Gegenstand und Anwendungsbereich

(1) Diese Beschaffungsordnung regelt das Leistungsangebot und die Nutzung des LZN.

(2) Die Regelungen dieser Beschaffungsordnung gelten für alle Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung in Niedersachsen. Die Dienststellen sind grundsätzlich verpflichtet, Waren und Dienstleistungen über das LZN zu beschaffen.

(3) Von der Verpflichtung nach Absatz 2 ausgenommen sind

1. a)

   der Niedersächsische Landtag und seine Verwaltung,

2. b)

   der Niedersächsische Landesrechnungshof,

3. c)

   die oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen,

4. d)

   der Verfassungsschutz,

5. e)

   die Staatstheater,

6. f)

   die Universitäten und die Hochschulen.

(4) Ebenso von der Verpflichtung nach Absatz 2 ausgenommen sind

1. a)

   die Landesvertretungen beim Bund und der Europäischen Union,

2. b)

   die Dienststellen, soweit sie aufgrund einer länderübergreifenden Kooperation oder Zusammenarbeit mit Bundesverwaltungen berechtigt sind, andere Beschaffungsstrukturen zu nutzen und

3. c)

   die Justizbehörden, soweit sie gemäß den Verfügungen des MJ Waren und Dienstleistungen, die in den Werkbetrieben der niedersächsischen Justizvollzugsanstalten hergestellt werden, von dort beziehen.

(5) Dienststellen nach Absatz 3 und 4 ist es freigestellt, dem LZN Beschaffungsaufträge zu erteilen.

§ 2
Leistungsangebot des LZN

(1) Dem LZN obliegt die zentrale Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die unmittelbare niedersächsische Landesverwaltung. Dies gilt nicht, soweit andere zentrale Stellen des Landes, insbesondere

• IT.Niedersachsen,

• das Niedersächsische Landesamt für Bau und Liegenschaften mit dem nachgeordneten Bereich,

• das Landesamt für Geoinformation und Landesvermessung Niedersachsen,

• die Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr oder

in Ausnahmen die Dienststellen selbst mit der Beschaffung spezifischer Waren und Dienstleistungen betraut sind. Ausnahmen von der Beschaffung durch das LZN sind in der Anlage zu § 2 Abs. 1 der Beschaffungsordnung LZN aufgeführt.

(2) Das LZN bietet seine Leistungen als Beschaffung katalogisierter Waren und Artikel (Standardbereich) sowie als Ausführung individueller Beschaffungsaufträge (Nicht-Standardbereich) für die jeweilige Dienststelle an.

(3) Das Leistungsangebot des LZN umfasst insbesondere

1. a)

   die Durchführung der erforderlichen vergaberechtlichen Verfahren zum Abschluss von Rahmenverträgen und individueller Verträge über Lieferungen und Leistungen inklusive der ggf. erforderlichen Meldung gemäß Vergabestatistikverordnung,

2. b)

   die Beratung der Dienststellen bei der Konkretisierung ihrer Beschaffungsbedarfe,

3. c)

   die Unterhaltung eines Online-Versandhandels (Webshop),

4. d)

   die Standardisierung des Produktangebots,

5. e)

   das Produktcontrolling unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und

6. f)

   Geltendmachung von Ansprüchen aus Lieferungen und Leistungen (Gewährleistungen, Reklamationen), in denen LZN Vertragspartner ist.

§ 3
Mitwirkung der Dienststellen bei der Beschaffung

(1) Die Dienststellen beschaffen Waren und Dienstleistungen durch Bestellungen beim LZN. Beschaffungen werden vom LZN im eigenen Namen getätigt, soweit es nicht aufgrund einer gesonderten Vereinbarung im Namen und für Rechnung der Dienststelle tätig wird. Dienstleistungen werden in der Regel im Namen und auf Rechnung der Dienststelle durch das LZN beschafft.

(2) Die Dienststellen unterstützen das LZN, indem sie ihre Bedarfe möglichst frühzeitig dem LZN melden, d. h. möglichst schon mit Beginn der Bedarfsplanung. Die zu meldenden Bedarfe umfassen insbesondere

• wesentliche Änderungen des Auftragsvolumens im Standardbereich (§ 2 Abs. 2, 1. Halbsatz) sowie

• Bedarfe im Nicht-Standardbereich (§ 2 Abs. 2, 2. Halbsatz).

§ 4
Standardbereich (Webshop)

(1) Bedarfe der Dienststellen sind grundsätzlich über standardisierte Produkte aus dem Webshop abzudecken.

(2) Standardisierte Waren und Artikel werden in elektronischen Produktkatalogen gelistet und im Webshop angeboten. Produktkataloge und Webshop gliedern sich in spezifische Waren- und Artikelgruppen, die mit Rahmenverträgen hinterlegt sind.

(3) Produktkataloge und Webshop werden im Dialog mit den Dienststellen stetig weiterentwickelt und den aktuellen Standards und Bedarfslagen angepasst. Zu diesem Zweck kann das LZN Nutzergruppen einrichten.

(4) Die Anforderung von Waren und Artikeln im Webshop erfolgt elektronisch über von den Dienststellen autorisierte Bestellerinnen und Besteller. Zugriffsrechte auf die einzelnen Produkt- und Warengruppen können von den Dienststellen gesondert geregelt werden. Autorisierte Bestellerinnen und Besteller erhalten über eine Benutzerkennung Zugang zu den elektronischen Warenkörben.

§ 5
Nicht-Standardbereich

(1) Nicht standardisierte Produkte oder Sonderbeschaffungen sowie Dienstleistungen werden nach fachlicher Stellungnahme der Dienststellen durch das LZN beschafft oder vermittelt.

(2) Die Dienststelle stellt dem LZN die fachliche Leistungsbeschreibung zur Deckung ihres konkreten Bedarfs zur Verfügung, benennt das Zuschlagskriterium oder die Zuschlagskriterien und stellt bei mehr als einem Zuschlagskriterium die Gewichtung in Form einer Bewertungsmatrix dar. Das LZN unterstützt den Kunden auf Wunsch bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix. Im Rahmen des Vergabeverfahrens prüft die Dienststelle die Bieter auf fachliche Eignung und bewertet die Angebote in fachlicher Hinsicht. Die Dienststelle prüft die Qualität und führt gegebenenfalls die Abnahme durch.

(3) Ziel ist es, nicht standardisierte Produkte in den Webshop zu übernehmen, sofern eine Standardisierung wirtschaftlich ist. § 4 Abs. 3 gilt entsprechend.

§ 6
Preise und Entgelte

(1) Zur Finanzierung des LZN werden festgelegte Gemeinkostenzuschläge auf vom LZN beschaffte Waren und Dienstleistungen erhoben. Das LZN kalkuliert seine Preise gemäß § 26 LHO grundsätzlich kostendeckend. Abhängig von der Art und/oder dem Umfang der Transportleistung können für Waren zusätzlich Versandkosten anfallen.

(2) Die Gemeinkostenzuschläge werden als Aufschlag auf die dem LZN gestellte Rechnung erhoben und in ihr entsprechend ausgewiesen.

(3) Bei Dienstleistungen, bei denen die Dienststelle Vertragspartner ist, erfolgt die Berechnung des Gemeinkostenzuschlags auf Basis des für das Vergabeverfahren geschätzten Auftragswertes ohne Umsatzsteuer. Die Dienststelle erhält hierzu nach Beendigung des Vergabeverfahrens eine Rechnung vom LZN.

(4) Beratungsleistungen des LZN, die außerhalb des Aufgabenbereichs nach Absatz 1 erfolgen, werden nach einem festgelegten Stundensatzhonorar abgerechnet.

(5) Die Kalkulation der Gemeinkostenzuschläge und des Stundensatzhonorars obliegt dem LZN und steht gemäß § 4 Abs. 3 Buchst. b und c der Betriebsanweisung unter dem Vorbehalt der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde.

(6) Informationen über die Höhe der Gemeinkostenzuschlagssätze können im Intranet der Landesverwaltung und beim LZN direkt abgerufen werden.

(7) Im Außenverhältnis begleicht das LZN Rechnungen für die von der Dienststelle bezogenen Waren und Dienstleistungen. Ausgenommen hiervon sind vermittelte Dienstleistungen im Sinne von Absatz 3.

(8) Die Kosten für externe Gutachter- und Beratungsleistungen im Vergabeverfahren und bei der außergerichtlichen und gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen aus Lieferungen und Leistungen trägt die Dienststelle, wenn die Leistung wegen der besonderen Schwierigkeit oder Bedeutung der Sache in Anspruch genommen wird und vor Auftragserteilung das Benehmen mit der Dienststelle hergestellt wurde. Für den Aufwand bei der Beauftragung der Gutachter- oder Beratungsleistung gilt Absatz 3.

§ 7
Bestell-/Lieferverfahren

(1) Die Lieferung der bestellten Ware erfolgt an die von der Dienststelle mitgeteilte Lieferanschrift.

(2) Im Fall einer unwesentlichen Produktänderung oder Produktweiterentwicklung behält sich das LZN vor, einen der bestellten Ware nach Preis und Qualität gleichwertigen Artikel zu beschaffen. Unwesentliche Produktänderungen und Produktweiterentwicklungen liegen insbesondere vor bei

• Waren mit gleichbleibender Produktbezeichnung, welche regelmäßig in Form und Design leicht verändert werden sowie bei

• Waren desselben Herstellers, welche eine bisher über das LZN bestellbare Ware im Sortiment des Herstellers ersetzen.

(3) Nach Erhalt der Lieferung bestätigt die Dienststelle dem LZN unverzüglich, spätestens innerhalb von fünf Werktagen, die korrekte Leistungserfüllung elektronisch über den Webshop (Wareneingangsbestätigung).

(4) Ist die Lieferung fehlerhaft, unterrichtet die Dienststelle das LZN unverzüglich. Die Ansprüche der Dienststelle richten sich grundsätzlich nach den gesetzlichen sowie den vertraglich vereinbarten Regelungen und Fristen. Schäden, die auf natürlichen Verschleiß, unsachgemäßen Gebrauch oder mangelnde Pflege zurückzuführen sind, begründen keinen Anspruch gegen das LZN. Unsachgemäßer Gebrauch und mangelnde Pflege bestimmen sich insbesondere nach den Angaben des Herstellers. Im Gewährleistungsfall wird das LZN tätig.

§ 8
Abrechnungsverfahren

Die Rechnungsstellung durch das LZN erfolgt elektronisch oder - soweit bei der Dienststelle die Voraussetzungen für den Empfang einer eRechnung vorliegen - per eRechnung. Zahlungen sind per Überweisung, SEPA-Lastschriftverfahren oder E-Payment zu leisten. Das Zahlungsziel und die Zahlungskonditionen sind auf der Rechnung auszuweisen.

§ 9
Datenschutz, Vertraulichkeit

(1) Personenbezogene Daten, die das LZN zur Abwicklung von Vergabeverfahren, Bestellungen und zur Pflege seiner Kunden- und Lieferantenbeziehungen benötigt, werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet.

(2) Preise, Vergütungen sowie allgemeine technische Bedingungen für Lieferungen und Leistungen, die in Vergabeverfahren bekannt werden, sind zum Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen grundsätzlich vertraulich zu behandeln.

§ 10
Inkrafttreten

Diese Beschaffungsordnung tritt am 1. 7. 2021 in Kraft. Im dritten Jahr nach Inkrafttreten findet eine Evaluierung der Beschaffungsordnung statt.

Anlage

(zu § 2 Abs. 1 Satz 3 der Beschaffungsordnung LZN)

Nachstehende Waren und Dienstleistungen sind von der Beschaffung durch das LZN unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO) ausgenommen. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Vergabe bleiben unberührt (§ 55 LHO).

1. Eilbedarfe

Eilbedarfe sind nach den folgenden Maßgaben ausgenommen:

1. a)

   Beschaffungen bis zu einem Gesamtwert des Auftrags von 1 000 EUR ohne Umsatzsteuer, wenn sie sachlich unbedingt notwendig und zeitlich unaufschiebbar sind,

2. b)

   Gegenstände und Dienstleistungen, deren Beschaffung zur Abwehr gefahrenrechtlicher Sofortlagen einer besonderen Eilbedürftigkeit unterliegen.

2. Kleinbetragsregelung

Waren und Dienstleistungen, die nicht im Webshop des LZN gelistet sind, können bis zu einem Gesamtwert des Auftrags von 1 000 EUR ohne Umsatzsteuer selbst oder über ein Freitextformular im Webshop als Sonderbeschaffung durch das LZN beschafft werden. Soweit diese Waren oder Artikel standardisiert werden können, sind sie ins Angebot des LZN aufzunehmen.

3. Freigabe im Einzelfall

Im Einzelfall können Bedarfe durch das LZN zur Selbstbeschaffung freigegeben werden, insbesondere wenn der Beschaffungsvorgang durch das LZN unpraktikabel oder unwirtschaftlich wäre. Die Entscheidung über die Freigabe zur Selbstbeschaffung ist zu begründen und soll dem Bedarfsträger bis spätestens eine Woche nach Eingang der Bestellung oder der Anfrage mitgeteilt werden.

4. Standardisierung von Beschaffungsvorgängen

Damit die Standardisierung von Beschaffungsvorgängen durch das LZN optimiert werden kann, sind die nach den Nummern 1 bis 3 ausgenommenen Waren und Dienstleistungen, die selbst beschafft wurden, dem LZN beispielsweise durch die Übersendung der Rechnungskopie von der beschaffenden Dienststelle zu melden. LZN ist angehalten, eine technische und kundenfreundliche Lösung zu entwickeln.

5. Ausnahme bestimmter Waren und Dienstleistungen

Von der Beschaffung durch das LZN sind ferner ausgenommen

1. a)

   Reiseleistungen (insbesondere Fahrkarten, Flugtickets, Hotelbuchungen),

2. b)

   Bücher, Zeitschriften, Fachliteratur,

3. c)

   Blumen und Pflanzen, Lebensmittel und Getränke,

4. d)

   Geschenke im Rahmen repräsentativer Anlässe,

5. e)

   Orden und Ehrenzeichen,

6. f)

   Kunstgegenstände für museale Zwecke,

7. g)

   Archivalien und Folianten,

8. h)

   Bilder und Gemälde zur Raumausstattung,

9. i)

   die Einrichtungen des Maßregelvollzugs in den Bereichen des medizinischen Sachbedarfs, des krankenhausspezifischen Wirtschaftsbedarfes, der Beschaffungen zur vollzuglichen Sicherheit und der arbeitstherapeutischen Leistungen,

10. j)

    Produkte von sozialen Werkstätten oder Betrieben (z. B. Behindertenwerkstätten),

11. k)

    Waren und Dienstleistungen zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben nach Gesetzen im formellen und materiellen Sinne, die aufgrund des Artikels 73 Abs. 1 Nr. 14 GG (Bestimmungen über die Erzeugung und Nutzung der Kernenergie zu friedlichen Zwecken, die Errichtung und den Betrieb von Anlagen, die diesen Zwecken dienen, den Schutz gegen Gefahren, die bei Freiwerden von Kernenergie oder durch ionisierende Strahlen entstehen, und die Beseitigung radioaktiver Stoffe; diese können nach Artikel 87 c des GG mit Zustimmung des Bundesrates bestimmen, dass sie von den Ländern im Auftrage des Bundes ausgeführt werden) erlassen wurden, sowie Waren und Dienstleistungen für die in diesem Zusammenhang erforderlichen Umweltverträglichkeitsprüfungen und Vorprüfungen zu den Umweltverträglichkeitsprüfungen,

12. l)

    Materialien im Rahmen kleinerer Bauunterhaltungen sowie Produkte und Dienstleistungen zum Betrieb, zur Unterhaltung, zum Rückbau und zur Stilllegung sicherheitstechnischer Anlagen,

13. m)

    Gegenstände, Einsatzmittel oder Spezialtechnik der Polizei, die der Verschlusssachenanweisung (VSA)-Einstufung unterliegen und/oder aus ermittlungstaktischen Gründen nicht öffentlich werden dürfen*),

14. n)

    Waffen, Munition, explosionsgefährliche Stoffe, pyrotechnische Gegenstände und Reizstoffe für die Polizei,

15. o)

    für die Produktfertigung und/oder Leistungserbringung eingesetzter Materialaufwand (Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Aufwendungen für bezogene Waren und Dienstleistungen) in den Betrieben der Justizvollzugsarbeitsverwaltung des Landes Niedersachsen oder in den Ausbildungsstätten der Landesbildungszentren für Blinde und Hörgeschädigte,

16. p)

    Reparaturersatzteile, Betriebsstoffe (nicht jedoch Treibstoffe und Motorenöle für Landfahrzeuge) und Dienstleistungen zum Unterhalt von Land-, Luft- und Wasserfahrzeugen,

17. q)

    Tiere aller Art einschließlich Diensthunde und Dienstpferde, Zuchtmaterial sowie Tierfutter,

18. r)

    Arznei- und Infektionsschutzmittel,

19. s)

    Bedarfe zur Sicherstellung von Akkreditierungen sowie anlassbedingte Laborbedarfe wie Testreagenzien oder Kultur-Medien auf Trägermaterial,

20. t)

    das Niedersächsische Landesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit, soweit es Verbrauchsmaterialien, Geräte und Serviceleistungen, einschließlich Entsorgung kontaminierter Stoffe und Materialien für die Labore und Untersuchungseinrichtungen betrifft,

21. u)

    hochspezifische Lern- und Lehrmittel, Unterhaltungs-, Spiel- und Sportgeräte sowie Ausstattungsgegenstände für Belange von behinderten Menschen bis zu einem Auftragswert von 25 000 EUR ohne Umsatzsteuer,

22. v)

    Bedarfe des Lufthygienischen Überwachungssystems Niedersachsen (LÜN)

23. w)

    Dienstleistungen aus dem Bereich "Aus- und Fortbildung",

24. x)

    Ausnahmen nach den VV zu § 55 LHO:

    • Dolmetscherleistungen und medizinische Gutachten,

    • Wertermittlungen im Zusammenhang mit Immobiliengeschäften und Grundstücksangelegenheiten,

    • Rechtsberatung in gerichtlichen Prozessen,

    • Bankgeschäfte,

25. y)

    Dienstleistungen bis zu einem Auftragswert von 25 000 EUR ohne Umsatzsteuer für folgende Zwecke:

    • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,

    • Layout- und Druckaufträge,

    • Gesundheitsmanagement,

    • medizinische Versorgung,

    • freiberufliche Leistungen gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Oberste Landesbehörden mit eigener Vergabestelle erhalten die Möglichkeit, Dienstleistungen nach Nummer 5 Buchst. y auch mit einem Auftragswert von über 25 000 EUR ohne Umsatzsteuer bis zum Erreichen des jeweiligen EU-Schwellenwertes selbst auszuschreiben.