Um dem aufnehmenden Dienstherrn eine Überprüfung der zustehenden Abfindungsbeträge zu ermöglichen, gehört es zu den Pflichten des abgebenden Dienstherrn, die maßgeblichen Berechnungsparameter für die der Abfindung zugrunde gelegten Bezüge, Dienstzeiten und den Bemessungssatz zu dokumentieren (§ 8 VLT-StV).

Das setzt voraus, dass der für die Berechnung und Zahlbarmachung des Abfindungsbetrages zuständigen Stelle im NLBV alle für die Erstellung der Dokumentation erforderlichen Unterlagen vorliegen.

Der für die Entgegennahme und Prüfung des Abfindungsbetrages zuständigen Stelle im NLBV sind ebenfalls die für die Erfüllung der Aufgabe erforderlichen Unterlagen zuzuleiten.

Um dem aufnehmenden Dienstherrn die Prüfung der Dokumentation zu ermöglichen, sind neben der Personalakte auch die jeweiligen Bezügeakten an den neuen Dienstherrn abzugeben.

Wegen der Sonderregelung in § 7 VLT-StV sind die Dokumentationen über Abfindungszahlungen anderer Dienstherren mit einem Vermerk über den Zahlungseingang zu versehen und in die Personalakte aufzunehmen. Eine Kopie der Dokumentation über gezahlte Abfindungen ist unter Hinweis auf das Datum der Zahlung entsprechend der Aufbewahrungsfristen für Personalakten aufzubewahren.

Um zu gewährleisten, dass zustehende Abfindungen aller der Versorgungslastenteilung unterliegenden Fälle verfolgt und zeitgerecht geltend gemacht werden können, sind zur Gegenkontrolle die obersten Landesbehörden aufgefordert, für sich und den ihnen nachgeordneten Bereich halbjährlich Kontrollmitteilungen über alle Versetzungen in den niedersächsischen Landesdienst zu erstellen und dem Haushaltsvollzugsreferat (Referat 11) des NLBV vorzulegen. Dies gilt sowohl bei Versetzungen von Lehrkräften im Länderaustauschverfahren als auch für den Ländertausch im Polizeibereich und bei Neueinstellungen von Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten, die zuvor aus dem Dienst eines kirchlichen Dienstherrn entlassen wurden.

Auf die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB für die Geltendmachung von Ansprüchen gegen den abgebenden Dienstherrn wird ausdrücklich hingewiesen.