Ab 1.1.2009 schreibt das Personenstandsgesetz (PStG) vom 19.2.2007 (BGBl. I S. 122), geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 17.12.2008 (BGBl. I S. 2586), die dauernde Aufbewahrung der Personenstandsregister und der Sicherungsregister vor, während die Aufbewahrungspflicht für Sammelakten mit Ablauf der für das jeweilige Register vorgesehenen Fortführungsfrist (vgl. § 7 Abs. 1 und 2 i. V. m. § 5 Abs. 5 PStG) endet. Die Personenstandsregister, die Sicherungsregister und die Sammelakten sind gemäß § 7 Abs. 3 PStG nach Ablauf der Fortführungsfristen den zuständigen öffentlichen Archiven zur Übernahme anzubieten.
Für die Aufbewahrung der Personenstandsbücher, der Zweitbücher und der Sammelakten, der vor dem 1.1.1876 geführten Zivilstandsregister und der von diesem Zeitpunkt an geführten Standesregister und standesamtlichen Nebenregister sowie für deren Anbietung an die jeweils zuständigen öffentlichen Archive gilt § 7 Abs. 1 und 3 PStG entsprechend (vgl. § 76 Abs. 4 PStG).
Hierzu werden nachstehende Erläuterungen gegeben.
1.1
Feststellung des Archivgutes
Gemäß § 3 Abs. 4 NArchG vom 25.5.1993 (Nds. GVBl. S. 193), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 5.11.2004 (Nds. GVBl. S. 402), gelten - nach Ablauf der Fortführungsfristen gemäß § 5 Abs. 5 PStG - die Personenstandsregister und die Sicherungsregister als Archivgut i. S. des § 2 Abs. 2 NArchG, und zwar nicht nur aufgrund der Sicherungspflicht gemäß § 7 Abs. 1 PStG, sondern auch wegen ihres allein aus dem Inhalt resultierenden bleibenden Wertes.
Anbietungspflichtige Sammelakten werden dagegen nur dann zu Archivgut, wenn ihnen bei einer Schriftgutbewertung gemäß § 3 Abs. 4 NArchG bleibender Wert beigemessen worden ist.
1.2
Unterbringung des Archivgutes; Zuständigkeiten
Sofern kommunale Körperschaften eigene Archive unterhalten (§ 7 Abs. 1 und 3 NArchG) und diese den Anforderungen des § 4 NArchG und der Nummer 19 des Bezugserlasses zu a (Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Archivgesetz) entsprechen, sind diesen die Personenstandsbücher und -register sowie die Sammelakten zur Übernahme anzubieten. In den übrigen Fällen ist das entsprechende Schriftgut dem Archiv des jeweiligen Landkreises, sofern dies den genannten Anforderungen genügt, andernfalls dem Landesarchiv anzubieten.
Aus der nach § 7 Abs. 1 PStG vorgeschriebenen Pflicht zur räumlich voneinander getrennten Aufbewahrung der "Erstbücher/Personenstandsregister und der "Zweitbücher"/Sicherungsregister ergibt sich das Erfordernis, diese in unterschiedlichen öffentlichen Archiven unterzubringen. Die Unterbringung lediglich in verschiedenen Räumen eines Gebäudes würde dagegen dem Sinn dieser gesetzlichen Bestimmung und der sich daraus ergebenden besonderen Sorgfaltspflicht bei der Aufbewahrung von Personenstandsunterlagen nicht gerecht werden.
Daher sollen die "Erstbücher"/Personenstandsregister und die Sammelakten in kommunalen Archiven, die den genannten Anforderungen genügen, die "Zweitbücher/Sicherungsregister dagegen im Landesarchiv aufbewahrt werden.
1.3
Abgabe an das zuständige öffentliche Archiv
Gemäß § 25 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV) vom 22.11.2008 (BGBl. I S. 2263) ist bei jeder Anbietung und Übergabe der Personenstandsregister, der Sicherungsregister und der Sammelakten an das zuständige öffentliche Archiv durch eine Übergabeniederschrift aktenkundig zu machen, welche Unterlagen dem Archiv jeweils übergeben worden sind. Gemäß Nummer 3.4 des Bezugserlasses zu a liefern die anbietungspflichtigen Stellen das Archivgut zusammen mit einem Abgabeverzeichnis ab. Zur Arbeitserleichterung steht hierfür ein speziell auf die Besonderheiten des Personenstandsschriftgutes zugeschnittenes Muster als Excel-Tabelle zur Verfügung (Anlage), das auf elektronischem Wege über die unteren Aufsichtsbehörden versandt wird. Diese Datei kann auch im Internet von den Seiten des Landesarchivs unter www.nla.niedersachsen.de heruntergeladen werden. Die ausgefüllte Datei ist in elektronischer Form an das jeweils übernehmende Archiv zu übersenden. Eine von diesem quittierte Papierfassung dient als Übernahmenachweis.
Sofern die Abgabe derjenigen Unterlagen, bei denen die Fortführungsfristen nach § 5 Abs. 5 PStG bereits abgelaufen sind, an das zuständige Archiv nicht kurzfristig möglich ist, ist gegen ihren vorübergehenden Verbleib im Standesamt nichts einzuwenden. Auch in diesen Fällen finden gemäß § 61 Abs. 2 PStG ausschließlich die Zugangs- und Nutzungsregeln des NArchG Anwendung. Das in § 5 Abs. 1 NArchG definierte Recht auf Nutzung von Archivgut ist ein sog. Jedermannrecht, welches nur dann eingeschränkt werden darf, wenn durch die Benutzung schutzwürdige Interessen Betroffener beeinträchtigt würden. Da jedoch sämtliche hierfür maßgeblichen Schutzfristen von den Fristen des § 5 Abs. 5 PStG übertroffen werden, ist die freie Einsichtnahme in von diesen Fristen nicht mehr betroffene Register und Sammelakten zu gestatten, sofern ein Interesse an deren Benutzung geltend gemacht wird. Im Unterschied zum Personenstandsrecht ist dabei jegliche Qualifizierung des vorgebrachten Interesses unzulässig. Die Versagung der Benutzung ist nur bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 5 Abs. 4 Nr. 2 NArchG zulässig.
1.4
Jahresbezogenheit der Fortführungsfristen
Gemäß § 21 PStV sind die Personenstands- und Sicherungsregister jeweils nach dem letzten Eintrag eines Kalenderjahres abzuschließen. Es entstehen somit nicht mehr zerlegbare Registereinheiten mit Abschlussvermerk und Signatur, die gemäß § 25 PStV an die öffentlichen Archive abzugeben sind. Damit ist das Datum des Abschlussvermerks für den Ablauf der Fortführungsfristen und für die anschließende Abgabe an die öffentlichen Archive maßgebend.
Die gemäß § 5 Abs. 5 PStG festgesetzten Fristen zur Fortführung (30, 80 oder 110 Jahre) gelten somit nicht taggenau, sondern zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Dementsprechend können Personenstandsurkunden unabhängig von ihrem tatsächlichen Ersteintragungsdatum noch bis zum 31. Dezember des Jahres ausgestellt werden, in dem die jeweilige Fortführungsfrist endet.
Umfassen Personenstandsbücher mehrere Jahrgänge, so erfolgt ihre Abgabe erst mit Ablauf der Fortführungsfrist für den jüngsten Jahrgang dieser Sammlung. Auch in diesen Fällen gelten jedoch für diejenigen Jahrgänge, für die die Fortführungsfristen bereits abgelaufen sind, allein die archivrechtlichen Zugangs- und Nutzungsregeln. Bei der Benutzung solcher mehrere Jahrgänge umfassenden Bände ist daher durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass sowohl die archivrechtlichen als auch die personenstandsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
1.5
Abgabe etwaiger noch vorhandener Kirchennebenbücher
Vor dem 1.1.1876 war den Pfarrern jeder Kirchengemeinde im Königreich bzw. in der preußischen Provinz Hannover von staatlicher Seite aufgegeben, neben den Kirchenbüchern zusätzlich Kirchennebenbücher zu führen. Diese Bücher waren ursprünglich jährlich an die Konsistorien, seit dem Jahr 1853 an die Ämter als unterste staatliche allgemeine Verwaltungsbehörden abzugeben. Sie sind daher faktisch als Personenstandsbücher i. S. des PStG zu bewerten, da sie eine gleichartige Funktion erfüllt haben. Einzelne Kirchennebenbücher sind jedoch auch als Vorakten in ein Standesamt gelangt und werden dort bis heute verwahrt. Diese Unterlagen sind als nicht fortgeführtes staatliches Schriftgut gemäß Nummer 1 des Bezugserlasses zu a ans Landesarchiv abzugeben.
In den ehemaligen Ländern Braunschweig, Oldenburg und Schaumburg-Lippe sind Kirchennebenbücher entweder nicht geführt worden oder bereits vollständig im Landesarchiv vorhanden.
