A n l a g e   6
(zu Nummer 9.2 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

1.
Grundsatz

Neben den nachfolgenden Bestimmungen sind die VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung analog anzuwenden.

2.
Anordnungsverfahren

2.1
Anordnungen

2.1.1
Die Anordnungen und die weiteren von den anordnenden Stellen erstellten, die Zahlungen begründenden Belege dürfen nur im Druck oder urschriftlich mit solchen Schreibmitteln ausgefertigt werden, bei deren Verwendung nachträgliche Veränderungen erkennbar sind.

2.1.2
Anordnungen sollen einfach ausgefertigt werden. Sind für die Akten Durchschriften oder Duplikate erforderlich, so müssen sie deutlich als solche gekennzeichnet sein.

2.1.3
Der Betrag ist in dezimaler Schreibweise mit Währungsbezeichnung anzugeben.

2.1.4
Beträge von 1.000 EUR und mehr sowie Beträge in anderen Währungen sind in Buchstaben zu wiederholen. Der für die Betragsangabe vorgesehene Raum ist zu entwerten, soweit er bei der Eintragung frei bleibt.

2.1.5
In Anordnungen sind Streichungen und sonstige Änderungen an zahlungsrelevanten Daten unzulässig.

2.2
Verantwortlichkeiten

2.2.1
Allgemeines

2.2.1.1
Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit, die Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen.

2.2.1.2
Die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nummer 2.2.1.1 ist zu bescheinigen. Die Bescheinigungen können zusammengefasst werden; die oder der Anordnungsbefugte darf jedoch nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit bescheinigen. Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH Ausnahmen zulassen.

2.2.1.3
Wird die rechnerische Richtigkeit oder die sachliche Richtigkeit nicht von jeweils einer Person allein verantwortet, sind Teilbescheinigungen abzugeben, aus denen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein muss.

2.2.2
Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

2.2.2.1
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind. Hierzu gehört auch die richtige Anwendung der Berechnungsgrundlagen (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).

2.2.2.2
Die rechnerische Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" zu bescheinigen.

2.2.3
Feststellung der sachlichen Richtigkeit

2.2.3.1
Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach VV Nr. 1.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 mit Ausnahme der Verantwortlichkeiten nach Nummer 2.2.2.1.

2.2.3.2
Die sachliche Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Vermerks "Sachlich richtig" zu bescheinigen.

2.2.4
Ausübung der Anordnungsbefugnis

2.2.4.1
Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Verantwortung dafür, dass in der Anordnung offensichtlich erkennbare Fehler nicht enthalten sind und die Bescheinigungen der rechnerischen und der sachlichen Richtigkeit von den dazu Befugten abgegeben worden sind.

2.2.4.2
Die Anordnungsbefugnis ist durch Unterschrift unter Angabe des Datums auszuüben.

2.2.4.3
Die Namen und Unterschriftsproben der zur Anordnung berechtigten Personen sind den für Zahlungen zuständigen Stellen mitzuteilen. Die Mitteilung ist vom Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Erlischt die Anordnungsbefugnis, so ist dies der für Zahlungen zuständigen Stelle unverzüglich mitzuteilen. Das MF kann zulassen, dass an die Stelle der Unterschriftsmitteilung andere Sicherungsmaßnahmen treten.

2.3
Vordruckmuster

Für Anordnungen sind ausschließlich die vom MF genehmigten Vordruckmuster zu verwenden.

3.
Führung von Büchern

3.1
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Für die Führung der Bücher sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechend anzuwenden.

3.2
Form der Bücher

3.2.1
Die Bücher sind in gebundener oder gehefteter Form zu führen und so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu numerieren.

3.2.2
In den Büchern ist nachzuweisen, wer die Buchungen vorgenommen hat und die Verantwortung dafür trägt, dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.

3.2.3
Zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens können Beträge in Zusammenstellungen erfasst und in Gesamtbeträgen gebucht werden.

3.2.4
Es dürfen nur nach Nummer 2.1.1 zulässige Schreibmittel verwendet, Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

4.
Unvermutete Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen

4.1
Zuständigkeit, Umfang der Prüfung

Das zuständige Ministerium bestimmt die Stelle, der die Prüfung obliegt. Die Prüfung soll auf Stichproben beschränkt werden.

4.2
Zweck der Prüfung

4.2.1
Die Übereinstimmung zwischen Istbestand und Sollbestand ist zu prüfen (VV Nr. 3.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80). Hierzu

1. 4.2.1.1 

   ist der Bestand an Zahlungsmitteln von der für die Verwaltung der Zahlungsmittel zuständigen Person vorzählen zu lassen,

2. 4.2.1.2 

   sind die Bestände auf den Konten bei Kreditinstituten unter Abzug der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge zu ermitteln,

3. 4.2.1.3 

   ist aus den Summen nach den Nummern 4.2.1.1 und 4.2.1.2 der Istbestand festzustellen,

4. 4.2.1.4 

   ist der Sollbestand zu ermitteln,

5. 4.2.1.5 

   ist der Sollbestand dem Istbestand gegenüberzustellen.

4.2.2
Es ist weiterhin zu prüfen, ob

1. 4.2.2.1 

   ein ggf. festgelegter Höchstbetrag des Istbestandes beim Tagesabschluss nicht überschritten wurde,

2. 4.2.2.2 

   die in der Buchführung nachgewiesenen Wertgegenstände vollständig vorhanden sind (VV Nr. 7.1.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80),

3. 4.2.2.3 

   die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,

4. 4.2.2.4 

   die Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,

5. 4.2.2.5 

   die Bücher richtig geführt worden sind und die erforderlichen Belege vorhanden sind. Dazu gehört die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Bücher und Belege und Richtigkeit der Rechenergebnisse in den Büchern.

4.2.3
Außerdem ist zu prüfen, ob die Aufgaben ordnungsgemäß und sicher erledigt werden, insbesondere ob

1. 4.2.3.1 

   der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben (§ 77) beachtet worden ist,

2. 4.2.3.2 

   die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen,

3. 4.2.3.3 

   die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten eingehalten worden sind und

4. 4.2.3.4 

   die in den Niederschriften über vorangegangene Prüfungen enthaltenen Beanstandungen erledigt sind.

4.3
Niederschrift

4.3.1
Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in der die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung enthalten sein müssen. Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

4.3.2
In der Niederschrift sind der Sollbestand und der Istbestand darzustellen. Die einzelnen Beanstandungen sind als Anlagen beizufügen.

4.3.3
Die Niederschrift mit den Anlagen ist der für Zahlungen zuständigen Stelle und, soweit erforderlich, auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.

4.3.4
Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und ggf. der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die für Zahlungen zuständige Stelle angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.