1
Führung des Registers

Für jeden Verein ist ein besonderes Registerblatt im Format DIN A3 nach dem amtlich festgestellten Vordruckmuster in hellgrüner Farbe anzulegen. Werden die Eintragungen in das Register mittels einer ADV-Anlage bewirkt, ist eine Druckausgabe im Format DIN A4 zulässig.

2
Aufbewahrung der Karteiblätter

Die Karteiblätter werden in verschließbaren Behältnissen untergebracht. Soweit andere in Karteiform geführte Justizregister im gleichen Behältnis verwahrt werden, sind die einzelnen Register voneinander getrennt nach laufenden Nummern zu ordnen.

3
Kennzeichnung der Karteiblätter

Soweit dies wegen des Umfangs des Registers erforderlich ist, erhalten die Karteiblätter am oberen Rand Farbsignale, um ein falsches Einordnen zu verhindern. Mit den Farbsignalen werden die Tausender und Hunderter der Registraturnummern gekennzeichnet, wobei die Ziffern durch folgende Farben dargestellt werden:

Die Farbsignale sind bei den Registerendnummern 00 bis 49 auf der linken, bei den Registerendnummern 50 bis 99 auf der rechten Hälfte des Karteiblattes in den entsprechend gekennzeichneten Feldern anzubringen.

4
Vorbereiten des Karteiblattes

Vor der Beschriftung des Karteiblattes sind auf der Vorder- und Rückseite das Gericht und die Registernummer einzusetzen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 VRV). Muss die Rückseite des Karteiblattes beschrieben werden, ist auf der Vorderseite in dem dort befindlichen Kästchen unter dem Wort "Blatt" sowie auf der Rückseite hinter dem Vermerk "Rückseite von BI . ..." die Zahl 1 einzusetzen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 VRV).

5
Anlage von weiteren Karteiblättern

5.1
Vor der Anlegung eines zweiten Karteiblattes ist auf der Rückseite des ersten Blattes in dem Vermerk "Fortsetzung auf Blatt ..." sowie auf dem zweiten Blatt in dem auf der Vorderseite befindlichen Kästchen unter dem Wort "Blatt" die Zahl 2 einzusetzen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 VRV). Bei der Beschriftung weiterer Blätter ist entsprechend zu verfahren.

5.2
Sobald für die Eintragung zwei oder mehrere Karteiblätter benötigt werden, sind sämtliche Blätter eines Vereins in einen Umschlag einzustellen. Auf dem Umschlag ist die Anzahl der angelegten Karteiblätter in den dafür vorgesehenen Feldern zu vermerken.

6
Entnahme von Karteiblättern aus der Kartei

Wird ein Karteiblatt entnommen, so ist eine Kontrollkarte einzustellen, die durch ihre Größe, Form und Beschriftung die Entnahme deutlich anzeigt. Hiervon kann abgesehen werden, wenn sich der Verbleib der Karteikarte ohne weiteres feststellen lässt.

7
Karteiblätter gelöschter Vereine

Die Karteiblätter gelöschter Vereine sind aus der Kartei zu entfernen und gesondert aufzubewahren. Die Aufbewahrung in einer besonderen Abteilung des Karteikastens ist zulässig.

8
Führung des Handblatts

Für jedes Registerblatt ist ein dem Inhalt des Registers wörtlich entsprechendes Handblatt derselben Größe zu führen (§ 7 Abs. 4 VRV). Das Handblatt ist unter dem Deckel des letzten Bandes der Registerakten zu verwahren und mit einem Umschlag zu versehen, wenn dies notwendig ist.

9
Unterschreiben der Eintragungen

Die Eintragung ist von der Urkundsbeamtin oder dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu unterschreiben.