AV d. MJ v. 17.10.2022 (2030 - 202.11)

Vom 17. Oktober 2022 (Nds. Rpfl. S. 357)

VORIS 31100

Für die Vernichtung von Vorgängen und für die Entfernung und Vernichtung von Eintragungen in Personalakten der Richterinnen und Richter sowie der Beamtinnen und Beamten gilt ergänzend zu § 17 NDiszG und § 93 NBG Folgendes:

1. Verfahren nach § 93 NBG

1. a)

   Personalakten, in denen sich Unterlagen befinden, die gemäß § 93 NBG zu behandeln und nicht Bestandteil eines Disziplinarvorganges oder eines Sachvorganges geworden sind, sind unverzüglich unter Bezeichnung des Tages des Eingangs der Unterlagen der oder dem Dienstvorgesetzten zuzuleiten.

2. b)

   Als Tag des Eingangs gilt der Tag, an dem die Unterlagen erstmals bei der aktenführenden Behörde eingehen.

2. Überwachung der Fristen zur Entfernung oder Vernichtung

Der Ablauf der Fristen nach § 17 Abs. 1, 3 und 4 NDiszG und § 93 NBG wird von der oder dem Dienstvorgesetzten überwacht.

3. Berichts- und Beteiligungspflichten vor Entfernung oder Vernichtung

1. a)

   Zwei Monate vor dem Fristablauf berichtet die oder der Dienstvorgesetzte auf dem Dienstweg den übergeordneten Dienststellen, bei denen Personalakten über die oder den Beschäftigten geführt werden, über die beabsichtigte Entfernung und Vernichtung.

2. b)

   Die übergeordneten Dienststellen unterrichten die oder den Dienstvorgesetzten unverzüglich darüber, falls Umstände vorliegen, die für die Prüfung der Entfernung und Vernichtung relevant sind.

3. c)

   Werden bei weiteren Dienststellen Personalakten über die oder den Beschäftigten geführt (z. B. im Falle der Bekleidung eines zweiten Hauptamtes, eines Nebenamtes, einer zweiten haupt- oder nebenberuflichen Beschäftigung im öffentlichen Dienst, bei Beurlaubung oder Abordnung zu anderen Dienststellen oder Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes), so sind auch diese von der oder dem Dienstvorgesetzten zu beteiligen.

4. d)

   Die oder der Dienstvorgesetzte kündigt der oder dem Beschäftigten die beabsichtigte Entfernung und Vernichtung sechs Wochen vor Ablauf der Frist zur Vernichtung oder Entfernung schriftlich an und weist die oder den Beschäftigten auf ihr oder sein Antragsrecht nach § 17 Abs. 3 Sätze 3 und 4 NDiszG hin.

4. Entfernung und Vernichtung

1. a)

   Die Durchführung der Entfernung und Vernichtung veranlasst jede Dienststelle für die bei ihr geführten Personalakten.

2. b)

   Von der Entfernung und Vernichtung unterrichtet die oder der Dienstvorgesetzte die anderen Dienststellen, bei denen Personalakten über die oder den Beschäftigten geführt werden. Gleiches gilt, wenn die Entfernung und Vernichtung auf Antrag der oder des Beschäftigten unterbleiben.

Diese AV tritt am 1.1.2023 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2028 außer Kraft.