Gem. RdErl. d. MI, d. StK u. d. übr. Min. v. 5. 11. 2004 - 11-02203/01-02 -

Vom 5. November 2004 (Nds. MBl. S. 824)

- VORIS 20160 -

Bezug:

1. a)
   RdErl. d. MI, zugleich im Namen d. StK u. d. übr. Min., v. 13. 8. 1981 (Nds. MBl. S. 774)
   - VORIS 20160 00 00 00 002 -
2. b)
   Gem. RdErl. d. MF, d. StK u. d. übr. Min. v. 19. 12. 1997 (Nds. MBl. 1998 S. 265), zuletzt geändert durch RdErl. v. 5. 11. 2004 (Nds. MBl. S. 824)
   - VORIS 20110 00 00 04 003 -

Zur Versorgung der Dienststellen der Landesverwaltung mit Formularen wird eine Zentrale Formularservice-Stelle beim Informatikzentrum Niedersachsen betrieben.

Die Verwendung von Formularen erfolgt, um

• Arbeitsabläufe zu lenken, zu strukturieren und zu vereinfachen und dadurch die Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Qualität des Verwaltungshandelns zu optimieren,
• ein einheitliches Erscheinungsbild des Landes aufgrund von Vorgaben der LReg zu unterstützen,
• im Rahmen von eGovernment-Anwendungen dazu beizutragen, die Kunden- und Bürgernähe der Landesverwaltung zu verbessern.

3.1
Zur Erfüllung der Ziele bietet die Zentrale Formularservice-Stelle folgende Dienstleistungen als Pflichtaufgaben an:

3.1.1
Erstellung von Formularen in elektronischer und gedruckter Form,

3.1.2
Bereitstellung von elektronischen Formularen in zentralen Internet- und Intranet-Serviceportalen des Landes sowie Einführung und Betrieb eines zentralen Formularserver-Systems einschließlich dessen technischer Administration.

3.2
Das im Landesintranet oder -internet bereitgestellte Formularangebot ist von den Dienststellen der Landesverwaltung im Interesse der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung verbindlich zu nutzen.

4.1
Die Erstellung der Formulare umfasst deren Gestaltung, Pflege, Herstellung und Bereitstellung oder Auslieferung. Sie erfolgt in Zusammenarbeit mit den Dienststellen der Landesverwaltung. Jede Dienststelle der Landesverwaltung kann die Erstellung neuer und die Änderung vorhandener Formulare vorschlagen. Die Zentrale Formularservice-Stelle prüft in Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen, ob dem Vorschlag gefolgt werden kann.

4.1.1
Die Zentrale Formularservice-Stelle berät die Dienststellen bei der Gestaltung von Formularen und in welcher Form ein Formular zweckmäßig und wirtschaftlich zur Verfügung gestellt werden kann.

4.1.2
Formulare werden grundsätzlich in elektronischer Form (E-Forms) erstellt. In geeigneten Fällen werden Formulare zum Online-Ausfüllen mit oder ohne Workflow-Unterstützung (Online-Formulare) angeboten.

4.1.3
Formulare in gedruckter Form werden erstellt, wenn wirtschaftliche oder sachliche Gründe gegen die elektronische Form sprechen. Vorhandene Formulare in gedruckter Form sind unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und sachlichen Gründen sukzessive auch als elektronische Formulare anzubieten. Zur Herstellung und Auslieferung von Formularen in gedruckter Form kann sich die Zentrale Formularservice-Stelle privater Anbieter bedienen.

4.2
Bei der Wahrnehmung der Pflichtaufgaben hat die Zentrale Formularservice-Stelle einerseits die notwendigen Aspekte zentraler Handlungserfordernisse und andererseits die Verantwortlichkeit der einzelnen Ressorts für die Erledigung der Fachaufgaben zu berücksichtigen.

4.3
Die Zentrale Formularservice-Stelle steuert und koordiniert den Einsatz von elektronischen Formularen in der Landesverwaltung im Rahmen des Betriebes des Formularservers. Sie berücksichtigt dabei die eGovernment-Strategie des Landes. Die Dienststellen des Landes sind verpflichtet, die Zentrale Formularservice-Stelle über alle öffentlich angebotenen elektronischen Formulare ihres Zuständigkeitsbereichs zu informieren und einen Zugang zu diesen Formularen über das zentrale Internet-Portal des Landes zu ermöglichen. Die mit dem Ressortprinzip verbundenen Verantwortlichkeiten für die Fachaufgaben der Ressorts bleiben unberührt.