1.
Schriftgut im Sinne der Aufbewahrungsbestimmungen sind Aktenregister, öffentliche Register, Grundbücher, Namenverzeichnisse, Karteien, Urkunden, Akten und Blattsammlungen sowie einzelne Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Bild-, Ton- und Datenträger sowie sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.
2.
(1) Mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten Schriftgutes sind die Aufbewahrungsbestimmungen auf das darin nicht genannte Schriftgut entsprechend anzuwenden.
(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach den jeweiligen landesspezifischen Regelungen (1).
(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter bestimmt sich nach Nrn. 224, 385, 507, 653, 753 und 813. Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche. Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung (Nr. 7 Abs. 3) ausgesondert werden.
3.
Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten. Gelten für Akten und Aktenteile (z.B. Urteile, Beschlüsse usw.) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so richtet sich die Dauer der Aufbewahrung des Bild- oder Datenträgers, der an die Stelle der Urschriften tritt, nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist.
4.
Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann die Richterin bzw. der Richter oder die Beamtin bzw. der Beamte, die bzw. der die Weglegung verfügt, eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.
5.
Soweit in Abschnitt II, Spalte 4 eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist ("keine"), ist das Schriftgut
unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften
auszusondern.
6.
(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem das Urteil, der Strafbefehl usw. - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen - die letzte Entscheidung rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 AktO der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des
Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.
(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.
(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in Abschnitt II bestimmte - vom Tage der Rechtskraft an berechnete - Frist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für 3 weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nrn. 46 a) und 628 a).
7.
(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in Nr. 6 nicht genannte Schriftgut beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.
(2) Als Jahr der Weglegung gilt
a)
bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;
b)
bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen
der §§ 19-22 HO abgelaufen sind;
c)
bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nr. 225) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;
d)
bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;
e)
für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§ 1 Abs. 4 AktO) das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode,
f)
für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.
(3) Personalakten sind - soweit sich aus den landesspezifischen Regelungen (1)nichts anderes ergibt - abgeschlossen,
a)
wenn die bzw. der Angestellte oder die Arbeiterin bzw. der Arbeiter
aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres,
im Falle
der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,
des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres;
b)
wenn die Notarin bzw. der Notar, die Notarassessorin bzw. der Notarassessor, die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt, der Rechtsbeistand oder sonstige Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis
aus dem Amt bzw. dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung
des 70. Lebensjahres,
im Falle
der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet
des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,
einer notwendigen Abwicklung (§ 55 BRAO) nach deren Beendigung,
einer Notariatsverweserschaft (§ 56 BNotO) nach deren Abwicklung;
c)
wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Jahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist.
(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 Satz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (z.B. vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.
(5) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts oder des Vormundschaftsgerichts gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 Satz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem das Kind - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, das jüngste an der Angelegenheit beteiligte Kind - volljährig geworden ist, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher geendet hat.
(6) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt
sind (z.B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem
Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.
8.
Für die Ablieferung von Schriftgut an die Staatsarchive gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.
(1) Amtl. Anm.:
§ 113f LBG Baden-Württemberg; Art. 100g BayBG; § 56f LBG Berlin; § 63 LBG Bbg; § 93h Bremisches Beamtengesetz/Richtlinien über die Erhebung und Führung von Personalaktendaten vom 25.05.1996 (Bremisches Amtsblatt S. 433); § 96g LBG Hamburg; § 107f LBG Hessen; § 106 LBG Mecklenburg-Vorpommern; VV zu § 101 NBG; § 102g LBG Nordrhein-Westfalen; § 102f LBG Rheinland-Pfalz; § 108f Saarländisches Beamtengesetz; § 123 LBG Sachsen; § 106h LBG Schleswig-Holstein; § 103 LBG Thüringen; § 90f BG LSA
(1) Amtl. Anm.:
§ 113f LBG Baden-Württemberg; Art. 100g BayBG; § 56f LBG Berlin ; § 63 LBG Bbg; § 93h Bremisches Beamtengesetz/Richtlinien über die Erhebung und Führung von Personalaktendaten vom 25.05.1996 (Bremisches Amtsblatt S. 433); § 96g LBG Hamburg; § 107f LBG Hessen; § 106 LBG Mecklenburg-Vorpommern; VV zu § 101 NBG; § 102g LBG Nordrhein-Westfalen; § 102f LBG Rheinland-Pfalz; § 108f Saarländisches Beamtengesetz; § 123 LBG Sachsen; § 106h LBG Schleswig-Holstein; § 103 LBG Thüringen; § 90f BG LSA
