3.1
Öffentliche Urkunden, die der Legalisation bedürfen, werden nur auf Antrag beglaubigt.

3.2
Nummer 2.3 gilt sinngemäß.

3.3
Sofern die Unterschrift der Person, die die Urkunde ausgestellt hat, nicht beim MI in der Regierungsvertretung hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen, so dass eine lückenlose, auf die ausstellende Person zurückzuführende Beglaubigungskette entsteht. Urkunden der kreisangehörigen Gemeinden und der Standesämter werden vom Landkreis, Urkunden der Hochschule von der Leiterin, dem Leiter oder leitenden Verwaltungsangehörigen der Hochschule vorbeglaubigt.

3.4
Die für die Beglaubigung und eventuelle Vorbeglaubigungen zuständigen Behörden prüfen, ob die Urkunde von einer dazu befugten Person ausgestellt worden ist, sowie die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels.

3.5
Für die Beglaubigungs- und Vorbeglaubigungsvermerke sind in der Regel folgende Fassungen zu verwenden:

1. a)

   für die Vorbeglaubigung und die eventuelle ohne Vorbeglaubigung vorzunehmende Beglaubigung durch das MI in der Regierungsvertretung:

   "Die Echtheit vorstehender/umseitiger Unterschrift der/des ..................... (Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name) in/bei ........................ (ggf. Ort oder Behörde) und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels/Dienststempels werden hiermit beglaubigt. Gleichzeitig wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte, zur Ausstellung dieser Urkunde/zur Vornahme der Amtshandlung berechtigt ist/war.

   .......................,	den ....................
   (Ort)	(Datum)
   ........................................
   (Behördenbezeichnung)		(Siegel)
   ........................................
   (Unterschrift)".

1. b)

   für die Beglaubigung nach Vorbeglaubigung:

   "Die Echtheit vorstehender/umseitiger Unterschrift der/des ..................... (Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name) in/bei........................(ggf. Ort oder Behörde) und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels/ Dienststempels werden hiermit beglaubigt.

   .......................,	den ....................
   (Ort)	(Datum)
   ........................................
   (Behördenbezeichnung)		(Siegel)
   ........................................
   (Unterschrift)".

Im Übrigen kann der Wortlaut der Beglaubigungsvermerke den Bedürfnissen des Einzelfalles angepasst werden. Er muss aber in jedem Fall die in Nummer 1.3 genannte Bestätigung umfassen.

Die Unterschrift muss handschriftlich mit dokumentenechter Tinte oder Kugelschreiber vollzogen werden. Unter der Unterschrift der beglaubigenden Person ist deren Namenszug in Block- oder Maschinenschrift zu wiederholen. Ferner ist die Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung anzugeben.

3.6
Einige Länder verlangen vor der Legalisation deutscher Urkunden eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln. Für aktuelle Hinweise hierzu wird auf die Homepage des Auswärtigen Amtes (siehe Nummer 2.1) verwiesen.

3.7
Bei der Ausstellung von Urkunden, die für die Verwendung im Ausland der Beglaubigung und Legalisation bedürfen, ist darauf zu achten, dass genügend Platz für alle etwa erforderlichen Beglaubigungsvermerke und den Legalisationsvermerk vorhanden ist. Die Beglaubigungsvermerke sind untereinander zu setzen. Sie können mit einem Stempelabdruck gefertigt werden. Bei Anheften eines Blattes ist die Verbindungsstelle zu siegeln.

3.8
Wird die Beglaubigung älterer Urkunden beantragt, so sind sie zunächst darauf zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch Berichtigung oder spätere Änderung überholt sind. Sind solche Urkunden zwar gültig, aber unansehnlich oder befindet sich darauf noch ein Siegel aus der Zeit von 1933 bis 1945, so sind, soweit möglich, neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen. Dies gilt nur für Urkunden, von denen üblicherweise Neuanfertigungen erteilt werden können (z. B. Personenstandsurkunden).