(1) ¹Bei der Versendung dienstlicher Schreiben ist Vertraulichkeit zu wahren. ²Dies gilt auch für Schreiben, die im innerdienstlichen Betrieb oder durch ein Verteilerfach übermittelt werden. ³Werden Schreiben (zum Beispiel Zeugnisse oder Beurteilungsbeiträge) durch ein Verteilerfach übermittelt, so sind geschlossene Umschläge zu verwenden. ⁴Dies gilt auch für Schreiben an Untersuchungs- und Strafgefangene sowie Verwahrte, die von einem Gericht oder einer Staatsanwaltschaft durch das Verteilerfach einer Justizvollzugsanstalt übermittelt werden. ⁵Diese sind an den Empfänger selbst zu adressieren. ⁶Auf den Umschlägen ist der Absender anzugeben. ⁷Die absendende Behörde verfügt im Einzelfall, ob die Anstaltsleiterin oder der Anstaltsleiter durch Übersendung einer Abschrift zu unterrichten ist.

(2) ¹Elektronische Dokumente sind grundsätzlich nur dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, wenn dies aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe erforderlich ist. ²In diesem Fall hat die verantwortende Person am Ende des elektronischen Dokuments ihren Namen hinzuzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach den jeweiligen Prozessordnungen zu versehen.