Landesarbeitsgericht Niedersachsen
Urt. v. 10.02.2026, Az.: 9 Sa 575/23
Erteilung von Entgeltabrechnungen nach Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs
Bibliographie
- Gericht
- LAG Niedersachsen
- Datum
- 10.02.2026
- Aktenzeichen
- 9 Sa 575/23
- Entscheidungsform
- Urteil
- Referenz
- WKRS 2026, 11370
- Entscheidungsname
- [keine Angabe]
- ECLI
- ECLI:DE:LAGNI:2026:0210.9Sa575.23.00
Verfahrensgang
- vorgehend
- ArbG Braunschweig - 26.07.2023 - AZ: 3 Ca 163/23
Rechtsgrundlage
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Fundstellen
- ArbR 2026, 152
- NZA-RR 2026, 206-207
Amtlicher Leitsatz
- 1.
Ein digitales Mitarbeiterpostfach, das an die Schnittstelle eines Entgeltabrechnungs- und Personalmanagementsystems (hier: PAISY) angebunden ist, stellt eine technische Weiterentwicklung zu dem System dar und unterliegt bei Einführung der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
- 2.
Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats bezieht sich auf alle Module einschließlich Erweiterungen oder Änderungen. Eine Zersplitterung einer Mitbestimmungsangelegenheit in einzelne Angelegenheiten mit unterschiedlichen Zuständigkeiten ist vom BetrVG nicht vorgesehen. Die Betriebspartner haben einen umfassenden Regelungsauftrag für das Mitbestimmungsrecht und dürfen sich nicht auf notwendige Teilaspekte beschränkten oder diese ausklammern, selbst wenn diese vor Ort geregelt werden könnten (im Anschluss an BAG vom 17.01.2012 1 ABR 45/10, Rn. 28).
Tenor:
Die Berufung der Klägerin gegen das Urteil des Arbeitsgericht Braunschweig vom 26.07.2023 - wird zurückgewiesen.
Die Kosten des Rechtsstreits - auch die der Revision - hat die Klägerin zu tragen.
Die Revision wird nicht zugelassen.
Tatbestand
Die Parteien streiten über die Erteilung von Entgeltabrechnungen nach Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs. Die Klägerin war bei der Beklagten im Einzelhandelsbetrieb als Verkäuferin beschäftigt.
Die Beklagte ist eine 100 %ige Tochter der Konzernobergesellschaft, bei der ein Konzernbetriebsrat existiert. Die Personalverwaltung für den Konzern wird in dem konzernangehörigen Tochterunternehmen, der E GmbH zentral für alle konzernzugehörigen Tochterunternehmen wahrgenommen. Mit Konzernbetriebsvereinbarung vom 09.02.2021 wurde die Anwendung des Personalabrechnungs- und Informationssystem PAISY geregelt. PAISY verfügt über technische Schnittstellen, die zentral bestimmte Aufgaben übernehmen. Bei PAISY handelt es sich um eine sog. 1-Tenant-(1-Mandanten-)-Lösung. Es handelt sich um ein Parallelsystem zu SAP ERP.
Unter dem 07.04.2021 schloss die Beklagte mit dem Konzernbetriebsrat eine Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs (KBV Mitarbeiterpostfach). Darin heißt es auszugsweise:
"Präambel
Die Rahmenbedingungen, die für die Einführung von IT-Systemen und deren Einsatz gelten sollen, sind über die Rahmen-KBV IT-Systeme vereinbart worden. Diese Rahmen-KBV IT-Systeme sieht vor, dass produktspezifische Regelungen unter Berücksichtigung der Absprachen der Rahmen-KBV IT-Systeme als gesonderte Einzelvereinbarungen verhandelt und abgeschlossen werden, insofern sie mit der Rahmen-KBV IT-Systeme nicht ausreichend abgedeckt sind. Hierzu sollen die nachfolgenden produktspezifischen Regelungen zur Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs dienen.
Der Arbeitgeber beabsichtigt, ab dem 01.05.2021 in der Zentralverwaltungsgesellschaft, in allen übrigen Bereichen ab dem 01.06.2021 alle Unterlagen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (im Folgenden ,Personaldokumente' genannt) zur Verfügung stellt, auf digitalem Weg über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitzustellen. Es soll grundsätzlich kein Versand von Papierdokumenten mehr erfolgen. Die Datenübertragung an den Anbieter erfolgt im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses i.S.d. § 26 BDSG. Die Regelung zur Schnittstelle ist bereits über die Rahmen-Konzernbetriebsvereinbarung zu PAISY geregelt....
§ 2 Ziele und Zweckbestimmung
..............
§ 3 Grundsätze zur Einführung und Anwendung
Alle Personaldokumente, werden zukünftig über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach mehrsprachig bereitgestellt und können vom Mitarbeiter über einen Online-Zugriff auf dieses Postfach abgerufen werden. Nach einer Übergangsfrist von 9 Monaten erfolgt kein Versand von Papierdokumenten mehr. Für den Login werden dem Arbeitnehmer die Zugangsdaten über den Anbieter zur Verfügung gestellt.
Die Daten, die im digitalen Mitarbeiterpostfach vorhanden sind, stammen aus dem Entgeltabrechnungssystem Paisy. Es sind keine Mitarbeiterdaten im digitalen Mitarbeiterpostfach vorhanden, die eine Leistungs- und / oder Verhaltenskontrolle möglich machen.
...
Sofern für einzelne Arbeitnehmer keine Möglichkeit besteht, über ein privates Endgerät Zugriff auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zu nehmen, wird der Arbeitgeber ermöglichen, dass der betroffene Arbeitnehmer die Unterlagen einsehen und ausdrucken kann.
Im digitalen Mitarbeiterpostfach können Dokumente der Entgeltabrechnung eingestellt werden. ...
Alle Personaldokumente stehen mindestens 12 Monate im Portal zur Verfügung. ..."
Bis zur Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs erfolgte der Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiter direkt aus PAISY. Nunmehr erfolgt die Übertragung von Daten durch die aus PAISY zur Verfügung gestellte digitale Schnittstelle zu einem externen Dienstleister, der die Entgeltabrechnungen für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Die Übertragung der Mitarbeiterdaten erfolgt mitarbeiterbezogen. Eine Verarbeitung der Daten in der Cloud findet nicht statt. Vielmehr wird die von PAISY erstellte Entgeltabrechnung in einem nicht mehr veränderbaren Format in die Cloud übertragen. Von dort aus kann jeder Mitarbeiter kennwortgeschützt die Entgeltabrechnung abrufen.
Die Klägerin widersprach der Möglichkeit, die Entgeltabrechnung digital aus dem Mitarbeiterpostfach abzurufen. Nach einer Übergangszeit erhielt sie keine Abrechnung mehr durch die Beklagte zugesandt. Die Klägerin verlangt daher die Erteilung der Entgeltabrechnungen von März 2022 bis März 2023, nachdem sie die Beklagte per E-Mail am 22.05.2022 aufgefordert hatte, ihr die Entgeltabrechnungen postalisch zukommen zu lassen. Sie hat dazu die Auffassung vertreten, ihr Anspruch auf Erteilung von Entgeltabrechnungen sei nicht durch die Bereitstellung elektronischer Entgeltabrechnungen im digitalen Mitarbeiterpostfach erfüllt worden.
Die Klägerin hat beantragt,
Auf die Berufung der Klägerin wird das Urteil des Arbeitsgerichts Braunschweig vom 26.07.2023 - abgeändert und die Beklagte verurteilt,
- 1.
der Klägerin über die am 30.03.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.325,57 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 2.
der Klägerin über die am 28.04.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.300,12 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 3.
der Klägerin über die am 30.05.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.851,52 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 4.
der Klägerin über die am 29.06.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.269,64 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 5.
der Klägerin über die am 28.07.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.694,06 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 6.
der Klägerin über die am 30.08.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.022,51 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 7.
der Klägerin über die am 29.09.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.543,82 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 8.
der Klägerin über die am 27.10.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.343,67 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 9.
der Klägerin über die am 29.11.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.748,26 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 10.
der Klägerin über die am 29.12.2022 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.347,53 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 11.
der Klägerin über die am 30.01.2023 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.349,78 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 12.
der Klägerin über die am 27.02.2023 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.346,40 € eine Abrechnung zu erteilen;
- 13.
der Klägerin über die am 30.03.2023 erbrachte Zahlung in Höhe von netto 1.349,62 € eine Abrechnung zu erteilen.
Die Beklagte hat beantragt,
die Klage abzuweisen.
Sie hat die Auffassung vertreten, § 108 Abs. 1 GewO schreibe für die Erteilung der Abrechnungen in Textform deren Zugang nicht vor. Mit der Zurverfügungstellung der digitalen Entgeltabrechnung im Mitarbeiterpostfach und der dazugehörigen Kenndaten für die Arbeitnehmer habe sie den Anspruch erfüllt. Die Konzernbetriebsvereinbarung stelle eine ausreichende Rechtsgrundlage für die Einführung des digitalen Mitarbeiterpostfachs dar.
Das Arbeitsgericht hat die Klage abgewiesen und hierzu im Wesentlichen ausgeführt, dass die Entgeltabrechnungen mit Einstellung in das digitale Mitarbeiterpostfach und Zurverfügungstellen der Zugangsdaten zugegangen sei. Das Landesarbeitsgericht hat das Urteil des Arbeitsgerichts abgeändert und der Klage stattgegeben und hierzu im Wesentlichen ausgeführt, dass die Anforderungen an einen Zugang gem. § 130 BGB mit der Einstellung der Entgeltabrechnung in das digitale Mitarbeiterpostfach nicht gegeben seien und die Klägerin ihr Einverständnis mit der Nutzung des digitalen Mitarbeiterpostfachs nicht erteilt habe. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/24, ausgeführt, dass ein Zugang der Entgeltabrechnung nicht erforderlich sei und die wirksame Einführung des digitalen Mitarbeiterpostfachs von der Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates abhänge.
Die Klägerin und Berufungsklägerin vertritt die Auffassung, dass der Konzernbetriebsrat für die Regelung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs nicht zuständig sei. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrat für PAISY betreffe nicht das digitale Mitarbeiterpostfach. Die Erteilung der Entgeltabrechnungen, auch durch ein digitales Mitarbeiterpostfach, könne durch die örtlichen Betriebsräte geregelt werden.
Die Klägerin und Berufungsklägerin beantragt,
unter Abänderung des angefochtenen Urteils nach den zuletzt in erster Instanz gestellten Anträgen der Berufungsklägerin zu erkennen.
Die Beklagte beantragt,
die Berufung der Klägerin zurückzuweisen.
Die Beklagte hat zur Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats zunächst auf die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates hinsichtlich der Einführung von PAISY verwiesen. Bei PAISY handele es sich um eine sog. 1-Tenant-Lösung. Es bestehe ein zwingendes Erfordernis für eine einheitliche Regelung aus technischen Gründen. Wegen der zentralen Nutzungs- und Überwachungsmöglichkeiten durch das Programm könne der Einsatz des Systems nicht durch die einzelnen Betriebe geregelt werden. Die Nutzung des Systems für Personalabrechnungen und Personalbetreuung betreffe mehrere Unternehmen und erfolge zentral. Eine Datenübernahme in eine andere Gesellschaft innerhalb des Konzerns wäre bei Einsatz unterschiedlicher Systeme nicht möglich. Zudem bedürfe es zwingend einer unternehmensübergreifenden datenschutzrechtlichen Grundlage für den Austausch von Mitarbeiterdaten. Für das Parallelsystem SAP ERP sei anerkannt, dass die Zuständigkeit für die Mitbestimmung auf überörtlicher Ebene liege. Diese Grundsätze würden auch für die Weiterentwicklung von PAISY hinsichtlich des digitalen Mitarbeiterpostfachs gelten; zumindest handele es sich beim digitalen Mitarbeiterpostfach um eine Annexregelung zu PAISY.
Entscheidungsgründe
I.
Die Berufung der Klägerin ist zulässig, jedoch unbegründet. Die Beklagte hat den Anspruch der Klägerin auf Erteilung von Entgeltabrechnungen nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO durch Einstellung der Entgeltabrechnungen in das digitale Mitarbeiterpostfach gemäß § 362 Abs. 1 BGB erfüllt
1.
Die im digitalen Mitarbeiterpostfach gespeicherte elektronische Entgeltabrechnung genügt der gesetzlich vorgeschriebenen Textform nach § 126 b Satz 1 BGB, weil das digitale Mitarbeiterpostfach einen sicheren Speicherbereich für einzelne Arbeitnehmer enthält, auf den allein sie mittels Eingabe des Benutzernamens und des persönlichen Passworts zugreifen können. Es handelt sich daher um einen sicheren Datenträger im Sinne des § 126 b Satz 1 BGB. Da es sich bei der Erteilung einer Abrechnung um eine Holschuld handelt, genügt die Beklagte ihrer Pflicht, eine Abrechnung zu erteilen mit der Einstellung der Abrechnung in das digitale Mitarbeiterpostfach (BAG vom 28.01.2025 - 9 AZR 48/24, Rn. 16). Die Erteilung der Entgeltabrechnung nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO erfordert nicht den Zugang im Sinne von § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB an den Arbeitnehmer, weil es sich um eine Wissenserklärung handelt (BAG vom 28.01.2026, aaO. Rn. 19 ff.).
2.
Das digitale Mitarbeiterpostfach ist durch die KBV Mitarbeiterpostfach vom 7. April 2021 wirksam eingeführt worden.
a)
Das digitale Mitarbeiterpostfach ist Bestandteil einer technischen Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und bedarf vor Einführung und Nutzung der vorherigen Zustimmung durch das zuständige Betriebsratsgremium. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzustimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Mitbestimmungsrecht beschränkt sich nicht auf die Einführung und Anwendung einer solchen technischen Einrichtung, sondern erstreckt sich auch auf deren Änderung (BAG vom 28.01.2025, aaO. Rn. 28 m. w. N.). Bei dem Personalabrechnungs- und Informationssystem PAISY handelt es sich um eine solche technische Einrichtung. Die Anbindung des digitalen Mitarbeiterpostfachs an das Personalabrechnungs- und Informationssystem über eine Schnittstelle stellt eine Erweiterung der technischen Einrichtung dar und ist demzufolge mitbestimmungspflichtig. Dementsprechend hat die Beklagte auch eine Betriebsvereinbarung über die Anwendung des digitalen Mitarbeiterpostfachs geschlossen.
b)
Für die Ausübung dieses Mitbestimmungsrechts war auch der Konzernbetriebsrat zuständig.
aa)
Nach § 58 Abs. 1 Satz 1 BetrVG ist der Konzernbetriebsrat originär zuständig für die Behandlung von Angelegenheiten, die den Konzern oder mehrere Konzernunternehmen betreffen und nicht durch die einzelnen Gesamtbetriebsräte innerhalb ihrer Unternehmen geregelt werden können. Die Möglichkeit nach § 58 Abs. 2 Satz 1 BetrVG kraft Auftrags zuständig zu sein, wenn der Betriebsrat beschließt, die Angelegenheit an den Konzernbetriebsrat zu geben, liegt hier nicht vor. Der Konzernbetriebsrat ist nach § 58 Abs. 1 Satz 1 BetrVG aber auch zuständig, wenn ein zwingendes Erfordernis für eine konzerneinheitliche oder zumindest unternehmensübergreifende Regelung besteht, wobei auf die Verhältnisse des jeweiligen Konzerns, seiner konkreten Unternehmen und der konkreten Betriebe abzustellen ist. Zweckmäßigkeitserwägungen genügen nicht. Entscheidend sind vielmehr der Inhalt der geplanten Regelungen sowie das Ziel, das durch diese Regelung erreicht werden soll. Lässt sich das Ziel nur durch eine einheitliche Regelung auf der Konzernebene erreichen, ist der Konzernbetriebsrat zuständig (BAG vom 20.12.1995 - 7 ABR 8/95, Rn. 51). Das Vorliegen eines zwingenden Erfordernisses bestimmt sich nach dem Inhalt und Zweck des Mitbestimmungstatbestandes, der einer zu regelnden Angelegenheit zugrunde liegt (BAG vom 25.09.2012 - 1 ABR 45/11, Rn. 24). Dabei ist es unerheblich, dass in der Sache für die Nutzung einzelner Module betriebsspezifische Regelungen getroffen werden können. Nach dem Grundsatz der Zuständigkeitstrennung obliegt die Regelung einer Angelegenheit entweder ausschließlich den einzelnen Betriebsräten, dem Gesamtbetriebsrat oder dem Konzernbetriebsrat. Ist ein Gremium zuständig, muss es die gesamte Angelegenheit mit dem Arbeitgeber regeln. Die Betriebsparteien dürfen sich dann nicht auf diejenigen Aspekte oder Inhalte beschränkten, die zwingend einer unternehmenseinheitlichen Ausgestaltung bedürfen. Sie haben vielmehr selbst ggf. bestehende örtliche Besonderheiten zu berücksichtigen (BAG vom 08.03.2022 - 1 ABR 20/21, Rn. 37 für die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrates). Die Betriebspartner haben einen umfassenden Regelungsauftrag für das Mitbestimmungsrecht und dürften sich nicht auf notwendige Teilaspekte beschränkten oder diese ausklammern, selbst wenn diese vor Ort geregelt werden könnten (BAG vom 17.01.2012 - 1 ABR 45/10, Rn. 28). Innerhalb eines Mitbestimmungstatbestandes ist eine Aufspaltung der Zuständigkeiten auf unterschiedliche Betriebsverfassungsorgane ausgeschlossen.
bb)
Da das digitale Mitarbeiterpostfach an die Schnittstelle von PAISY angebunden ist und die Übertragung der Daten mitarbeiterbezogen erfolgt, gehört es als technische Weiterentwicklung zu dem Entgeltabrechnungs- und Personalmanagementsystem. Für die Mitbestimmung von PAISY ist der Konzernbetriebsrat zuständig. Es handelt sich um eine sog. 1-Mandanten-Lösung. Das System betrifft mehrere Unternehmen im Konzern. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates folgt aus technischen Gründen wegen der bestehenden zentralen Nutzungs- und Überwachungsmöglichkeiten. Es ist eine einheitliche Regelung auf Konzernebene erforderlich (vgl. BAG vom 25.09.2012 a.a.O. Rn. 26, Rn. 27 zu dem vergleichbaren System SAP ERP). Das ist zwischen den Parteien auch nicht streitig. Nunmehr erfolgt der Versand der Entgeltabrechnungen nicht mehr aus PAISY direkt. Die Übertragung der Entgeltabrechnungen in einem nicht mehr veränderbaren Format erfolgt über eine von PAISY zur Verfügung gestellte Schnittstelle in eine einheitliche Cloud. Doe Übertragung der Daten erfolgt Mitarbeiterbezogen. Entgegen der Auffassung der Klägerin kommt es nach oben genannten Grundsätzen nicht darauf an, ob einzelne Module wie die Weiterentwicklung des digitalen Mitarbeiterpostfachs auf örtliche Ebene geregelt werden können. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats bezieht sich auf alle Module einschließlich Erweiterungen oder Änderungen. Eine Zersplitterung einer Mitbestimmungsangelegenheit in einzelne Angelegenheiten mit unterschiedlichen Zuständigkeiten ist vom BetrVG nicht vorgesehen.
II.
Die Klägerin hat die Kosten des Rechtsstreits einschließlich der Kosten der Revision zu tragen (§ 97 Abs. 1 ZPO). Gründe für die Zulassung der Revision nach § 72 ArbGG liegen nicht vor.
Auf die Möglichkeit der Nichtzulassungsbeschwerde (§ 72 a ArbGG) und der sofortigen Beschwerde (§ 72 b ArbGG) wird hingewiesen.